La informática en el consultorio odontológico y el uso de los registros digitales

Artênio José Isper Garbin ¹,Cléa Adas Saliba Garbin ², Eliel Soares Orenha ³, Ana Paula Dossi  ⁴, Milene Moreira Silva ⁵

¹ Profesor Asistente Dr. de Orientación Profesional de la Facultad de Odontología de Araçatuba – UNESP.

² Profesora Adjunto de Odontología Legal y Bioética de la Facultad de Odontología de Araçatuba – UNESP.

³ Profesor Asistente Dr. de Orientación Profesional de la Facultad de Odontología de Araçatuba – UNESP.

⁴ Alumna de Doctorado del Programa de Postgrado en Odontología Preventiva y Social de la Facultad de Odontología de Araçatuba-UNESP.

⁵ Alumna de Graduación en Odontología de la Facultad de Odontología de Araçatuba-UNESP.

Dirección del autor principal:

Profesora Cléa Adas Saliba Garbin Facultad de Odontología de Araçatuba - UNESP Rua José Bonifácio, 1193 - Vila Mendonça CEP: 16015-050 - Araçatuba-SP Telefone: ++55021183636-3249 E-mail: cgarbin@foa.unesp.br  anadossi@yahoo.com.br 

RESUMEN

La utilización de ordenadores en las clínicas odontológicas ha traído muchos beneficios a los cirujanos dentistas, auxiliándolos en varios aspectos técnicos, administrativos y legales. Este estudio tuvo como objetivo verificar si los cirujanos dentistas, alumnos del curso de postgrado en Ortodoncia e Implantodoncia de la Asociación Brasileña de Odontología (ABO), regional de Araçatuba-SP, hacen uso de ordenador y de la documentación digital en la practica clínica. Fueron invitados a participar del estudio todos los 60 alumnos matriculados en los cursos de Ortodoncia e Implantodoncia de aquella Institución, en el año de 2007 y los que consintieron (n=52) respondieron a un cuestionario auto administrable con preguntas abiertas y cerradas sobre el tema. En cuanto al perfil de los participantes, el 64,5% son del género masculino; un 51,9% tienen entre 30-39 años de edad y el 48,1% se graduaron en los años 90.  Un 69,3% afirmaron no haber recibido cualquier noción de informática durante los estudios y el 67,3% utilizan el ordenador en el consultorio, principalmente para la administración del mismo (34,3%). En cuanto al uso del prontuario electrónico un 55,8% relataron utilizar esta tecnología, sin embargo un 44,2% negaron. El 32,7% no creen que los documentos electrónicos que tienen puedan servir como prueba judicial y un 35,7% creen que el prontuário electrónico debe ser archivado por 20 años. Se concluyó que la mayoría de los profesionales hacen uso del ordenador en el consultorio y también el prontuario digital, no obstante no se sienten seguros cuanto a la validad jurídica de este tipo de documentos, desconociendo, hasta el tiempo adecuado para archivar.

PALABRAS-CLAVE: Informática; Odontología Forense; Documentación Odontológica

Information technology in the dental clinics and the use of digital record

ABSTRACT

The use of computers in dental clinics has brought many benefits to dentist, helping them in various technical, administrative and legal. This study aimed to verify whether dentist, students of the post-graduate course in Orthodontics and Implantodontia of the Brazilian Association of Dentistry (ABO), regional Araçatuba-SP, using computers and digital documentation in clinical practice. They were invited to participate in the study all 60 students enrolled in courses of Orthodontics and Implantodontia of those institutions, in the year 2007 and those who consented (n = 52) answered a questionnaire containing questions open and closed on the subject . As the profile of the participants, 64.5% are male, 51.9% are between 30-39 years of age and 48.1% completed the graduation in the 90th. A 69.3% said they didn’t receive any notion of computing during graduation and 67.3% use the computer in the office, mainly for management of the same (34.3%). Regarding the use of electronic record 55.8% reported using this technology, while 44.2% denied. 32.7% do not believe that electronic records that can serve as proof of judicial and 35.7% believe that the electronic records should be archived for 20 years. It follows that most professionals use the computer in the office and also the digital records, but does not feel secure about the legal validity of such documents, unknown, including the appropriate time of its filing.

KEYWORDS: Informatics, Legal Dentistry, Dental Documentation.

Recibido para arbitraje: 13/06/2008 Aceptado para publicación: 06/11/2008

INTRODUCIÓN

Es innegable que las innovaciones tecnológicas, cada vez más, auxilian los recursos humanos en el desempeño de sus funciones profesionales. El avance de la informática, popularizando y reduciendo los costos de los equipos y programas, ha hecho posible que el cirujano dentista utilice estos artificios en su medio de trabajo, y en consecuencia, la migración de la documentación escrita por el medio digital (Moraes, 2004). De esa forma, los prontuarios en papel están siendo sustituidos por archivos de programas odontológicos (Calvielli, et al, 2003), en una clara evolución del concepto clásico de documentación (Michaellis, 1998).

En lo que se refiere a la documentación, algunos estudios apuntan en la necesitad del profesional de la Odontología de mantenerla siempre impecable, con la finalidad, entre otras, de protegerse de problemas jurídicos oriundos de eventuales litigios (Silva, 2000; Wood, 2001; Garbin, 2004). Entretanto, no son raros los casos donde el descuido profesional y la inobservancia de los aspectos legales del prontuario ha llevado a los cirujanos dentistas a sucumbir, por carencia de pruebas (Calvielli, 2003; Garbin, 2004).

La elaboración y la manutención del prontuario odontológico del paciente es, antes que todo, un deber del profesional previsto por el Código de Ética de la Odontología (Art. 5, VII). Debe contener toda la documentación relativa al paciente, involucrando inclusive modelos de yeso, radiografías, fotografías, copias de prescripciones y escritos firmados, exámenes complementares, entre otros. La forma como estos documentos serán archivados puede variar, siendo, como se ha dicho arriba, cada vez más utilizado el medio digital.

Los archivos digitales para que puedan tener validez probatoria, exigen una serie de requisitos que garantían la procedencia y la inviolabilidad del documento. De encuentro a estas necesidades, fue editada en 2001, la Medida Provisoria 2.200-2 que instituyó en el Brasil la Infra estructura de Claves Publicas Brasileña (ICP-Brasil), destinada a formar un sistema de certificación digital, donde son aseguradas la autenticidad, la integridad y la validad jurídica de la documentación electrónica (Brasil, 2001). És un método de reconocimiento de la autenticidad de un documento digital, semejante al “reconocimiento de firma” utilizado en notarías (Almeida et al., 2004).

Aunque hay legislación específica, aún son diversas las imprecisiones con respecto a este tema, principalmente en cuanto al sigilo de los datos, a la confiabilidad y la durabilidad de los archivos digitales y su transmisibilidad.

Ante esta constatación, queda la duda si los profesionales de la odontología estarían utilizando correctamente los benefícios que la informatización puede ofrecer. Aún: ¿Estarían los prontuarios electrónicos adecuados legalmente y aptos para servir como prueba en un eventual litigio?

Por estas y otras cuestiones relevantes, el objetivo de este estudio fue verificar si los cirujanos dentistas, alumnos del curso de postgrado en Ortodoncia e Implantodoncia de la Asociación Brasileña de Odontología (ABO), regional de Araçatuba-SP utilizan el ordenador y la documentación digital en la práctica clínica diaria.

MÉTODOS

Este estudio se caracterizó como cuantitativo transversal y su proyecto fue sometido a la apreciación del Comité de Ética en Investigaciones de la Facultad de Odontología de Araçatuba-SP, siendo aprobado bajo el número 2007-01948.

El instrumento de colecta de los datos consistió en un cuestionario especialmente elaborado para la investigación, contenía preguntas abiertas y cerradas, relativas a la aplicación de los recursos digitales en la práctica clínica. Para validar el instrumento fue realizado un estudio piloto con algunos profesionales del municipio, habiendo la necesitad de correcciones. Fueron invitados a participar del estudio todos los 60 cirujanos dentistas matriculados en los cursos de especialización en Ortodoncia e Implantodoncia en la Asociación Brasileña de Odontología, regional de Araçatuba en 2007, e, hicieron parte de la muestra, aquellos que consintieron después de haberles aclarado los objetivos del trabajo. Los datos fueron evaluados con la ayuda del Programa Epi Info 2000, for Windows, versión 3.2.

RESULTADOS

Aceptaron la participación en el estudio 52 profesionales, siendo un 64,5% del género masculino y un 34,6% del género femenino. En cuanto a la edad, el 36,5% estaban comprendidos en la faja etaria de los 23-29 años; el 51,9% tenían entre 30-39 años y el 11,6%, 40 años o más. En el que se refiere al tiempo de formación, un 3,8%; un 7,7%; un 48,1% y un 40,4% se habían graduado en los años 70, 80, 90 y 2000, respectivamente, de éstos, el 69,3% afirmaron no haber recibido información sobre informática durante la graduación (gráfico 1).

Sobre la utilización del ordenador en el consultorio, un 67,3% afirmaron utilizarlo y un 32,7% negaron el uso. Entre los que emplean el ordenador rutinariamente en el trabajo, el 34,3% lo hacen para administrar el consultorio, el 31,4% aprovechan la máquina para almacenar datos de los pacientes, el 11,4% para investigaciones en la Internet, el 8,6% para demostrar casos clínicos a los pacientes y el 14,3% no respondió (gráfico 2).

En cuanto a los consultados sobre el  prontuario electrónico, el 55,8% relataron utilizar esta tecnología, mientras que el 44,2% lo negaron (gráfico 3).

Para un 32,7% de los entrevistados, los documentos electrónicos que tenían, no serían aptos para constituirse en  prueba judicial, un 23,1% estaban más seguros en relación al asunto, el 26,9% no emplearon ningún tipo de documento electrónico y el 17,3% no supieron o no respondieron (gráfico 4).

En relación al tiempo de guarda de los prontuarios electrónicos, los profesionales consideraron ideal: 20 (35,7%), 10 (21,4%) y 15 (14,3%) años, respectivamente (gráfico 5).

DISCUSIÓN

La utilización de ordenadores en las clínicas odontológicas acarreó muchos beneficios a los cirujanos dentistas, auxiliándolos en la administración del consultorio, en el diagnóstico clínico, y hasta para el marketing profesional.  Sin embargo, no todos los profesionales logran disfrutar de los recursos que esta tecnología puede ofrecer, tal vez por desconocimiento o falta de confianza (Silveira et al., 2006), o aún, por carencia de acceso a los referidos equipos (Dotta, et at, 2006).

Este estudio evidenció que la utilización del ordenador en el local de trabajo es una realidad para la mayor parte de los cirujanos dentistas investigados, aunque la mayoría no había tenido acceso sobre el asunto durante el curso de graduación. La finalidad de su uso se da en muchos casos para la administración del  consultorio y el archivo de datos de los pacientes.

Dotta y Serra (2006) en estudio semejante verificaron que el 53,69% de los profesionales no tenían ordenador en el consultorio y el 74,38% no habían tenido ninguna información sobre la informática en sus estudios. Eso probablemente no está asociado al tiempo de formado que, en el estudio de las autoras, fue hasta 5 años para la mayoría de los profesionales (54,68%), mientras tanto que en la presente investigación, mismo la mayoría de los profesionales presentando un mayor tiempo de graduación, obtuvieron informaciones sobre informática en este período, mismo siendo la informática algo relativamente nuevo.

Una hipótesis, para la diferencia entre los estudios, sobre la utilización del ordenador en el consultorio puede estar relacionada con la muestra que en este, se realizó con alumnos de especialización, mientras que en el anterior incluyó más los clínicos generales, sugiriendo que los especialistas utilizan más o tienen más acceso a los recursos tecnológicos. Este hallazgo confirma la importancia de la constante actualización técnica y teórica del profesional, por medio de la realización de cursos de especialización, actualización, perfeccionamiento, entre otros.

El hecho de que afirmaran hacer uso del prontuario electrónico se encuentra descrito en otras investigaciones (Carvalho 2000; Müller, 2006) y confirma esta tendencia, tal vez incoercible, de sustitución de la documentación formal por la electrónica.

Interesante destacar que aunque utilizan la documentación digital, la mayor parte de los profesionales no se sienten seguros y no considera sus archivos aptos para servir como prueba judicial. Este es un hecho preocupante, pues puede indicar que los mismos estarían ejerciendo la profesión de manera riesgosa y desprotegida en cuanto a las cuestiones legales, dejándolos vulnerables a posibles acciones judiciales.

Quizá toda esa incerteza se deba a la carencia de conocimiento de los profesionales en lo que se refiere a la legalidad de la documentación digital. Aun así, a través de la tecnología implantada por los institutos responsables, se dispone hoy de las garantías básicas necesarias para la legalización de los documentos digitales, tornándolos posibles de utilización de forma segura y confiable (Portugal, 2005; Garbin et al.; 2005).

Entre las muchas posibilidades de creación de nuevos documentos ya con certificación digital, el profesional puede aún digitalizar sus antiguos prontuarios en papel y fírmalos digitalmente. Según Carvalho (2000), la legislación nacional exige que el prontuario tenga existencia física. Cuando se digitaliza, es grabado magnéticamente en un disco, lo que permite la existencia física, y, cuando sea necesario, imprimirlo.

Aunque sobre el aspecto legal, se percibió una diversidad de probables “períodos ideales” para la guarda del prontuario odontológico electrónico.  Para la mayoría de los profesionales investigados, el tiempo adecuado para que se permanezca con la documentación es de veinte años. Este resultado está en concordancia con los resultados de Ramos (2005) –  47% -, según el autor, se justifica, probablemente, a la idea preconizada por el antiguo Código Civil, que establecía en 20 años la prescripción de las acciones civiles.

Actualmente, el Código Civil de 2002 (Brasil, 2002) prevé en 3 años el período de prescripción (Art. 206, § 3º, V), discrepando con el Código de Defensa del Consumidor – CDC- (Brasil, 1990) que establece 5 años a partir de la aparición del daño con énfasis en la autoría. En los tribunales brasileños aún no hay consenso sobre esta situación, por tanto, es prudente que el profesional mantenga el prontuário guardado perpetuamente.

Esta necesitad de guarda de los prontuarios, una vez más, valoriza y aumenta la utilización del ordenador en la odontología. Entre tanto, es de esperarse que el cirujano dentista almacene, de una forma o de otra, una documentación correcta, completa y adecuada, condición fundamental para su protección en una eventual demanda jurídica.

CONCLUSIONES

Se concluyó que la mayoría de los cirujanos dentistas investigados utiliza el ordenador y la documentación digital en la práctica clínica, pero, que presentan inseguridad jurídica y desconocimiento sobre algunos aspectos legales de esos archivos.

REFERENCIAS

1. Almeida CAP, Zimmermann RD, Cerveira JGV, Julivaldo FSN. Prontuário Odontológico – Uma orientação para o cumprimento da exigência contida no inciso VIII do art. 5 do Código de Ética Odontológica, Rio de Janeiro, 2004.        [ Links ]

2. Calvielli ITP, Modaffore PM. A validade dos arquivos digitais como meio de prova processual. Rev APCD 2003; 57(1):63-5.        [ Links ]

3. Cardona, J.; Codier, A.L.; Malicier D. Medicolegal responsability. Rev. Prat. 2005;55(9): p 933-8.        [ Links ]

4. Carvalho GP, Galvão MF, Hebling E, Reis JES, Daruge E. Prontuários clínicos digitais em odontologia. Anais do Congresso Brasileiro Forense 2000. Disponível em: http://www.ibemol.com.br/forense2000/094.asp?print=39210. Acesso: 23 mai. 2007.        [ Links ]

5. Dotta EAV, Serra MC. Conhecimento e utilização da informática pelo cirurgião-dentista como ferramenta de trabalho. RGO 2006; 54(2):99-102.        [ Links ]

6. Garbin CAS, Gois BG, Eid NLM, Aquilino RN, Garbin AJI, Haiter Neto F. Aspectos legais dos arquivos digitais: já podemos utilizar documentos digitais amparados juridicamente?. Rev da ABRO 2005; 6(2):5-10.        [ Links ]

7. Garbin CAS. A responsabilidade profissional do cirurgião-dentista, segundo a visão de advogados de Araçatuba-SP [Tese de Livre Docência]. Araçatuba: Faculdade de Odontologia da UNESP; 2004.        [ Links ]

8. Moraes JEGP, Mahl CRW. Documentação digital em imaginologia. Odontologia Clín-Científ. 2004; 3(3): 173-79.        [ Links ]

9. Müller MP. A busca do prontuário ideal. Disponível em: http://www.odontologia.com.br/artigos.asp?id=673. Acesso: 23 mai. 2007.        [ Links ]

10. Ramos DIA. Prontuário odontológico:aspectos éticos e legais. Dissertação [Mestrado]. Piracicaba: Faculdade de Odontologia de Piracicaba – UNICAMP; 2005.        [ Links ]

11. Silveira LGG, Doki R, Lopes PRL, Sigulem D, Pisa IT, Schor P. Avaliaçao do uso da informática pelo CD e acadêmico em odontologia. RGO 2006; 54(2):119-22.        [ Links ]

12. Tanaka, E. Responsabilidade civil do cirurgião-dentista: obrigação de meio ou resultado? In: Hironaka, G.M.F.N. Direito e responsabilidade. Belo Horizonte: Del Rey, 2002.        [ Links ]