Importancia de la organización y el voluntariado en la realización de

 mega-eventos deportivos

The importance of organization and volunteer groups in the staging of major sport events

Rosa LÓPEZ de D’AMICO

Instituto Pedagógico de Maracay

Universidad Pedagógica Experimental Libertador

Maracay

rlopezdedamico@yahoo.com

RESUMEN

En este artículo se presenta una experiencia de preparación de voluntarios para trabajar en mega-eventos deportivos. Específicamente, se comparte la experiencia de reclutamiento y formación del personal de voluntariado que se desempeñó en los Juegos Olímpicos Sydney 2000. El artículo describe el proceso que experimentaron las personas que se prestaron para cumplir con las fases de preparación y desarrollo de funciones durante los juegos olímpicos. También resalta los beneficios que se logran al trabajar de manera organizada con voluntarios, beneficios éstos que se dirigen a las personas, instituciones y al país o ciudad donde se desarrolle el evento. Finalmente se señalan algunas orientaciones generales en el proceso de formación de personal para laborar en organizaciones. De igual manera se sugiere que esta experiencia puede ser utilizada como un modelo en la organización de eventos que involucren el trabajo con personal.

Palabras clave: Formación de voluntariado, organización de eventos, gerencia deportiva, deporte, trabajo social.

ABSTRACT

In this article, an experience in preparing volunteer groups for the staging of major sport events is presented. Specifically, the experience has to do with the recruiting and preparation of the personnel volunteering for carrying out the Sydney 2000 Olympic Games. The article describes the process the people involved went through while undertaking their preparation and also during their actual performance in the games. It emphasizes the benefits obtained by people, institutions, city and country in which the event may take place. Finally, some general guidelines as to the preparation necessary for personnel in sport-related organizations are advanced and suggestions are made as to the value of this particular experience as a possible model for the carrying out of similar events in the future.

Key words: Volunteer group preparation, sport events, event organization, sport management, sport, social work. 

1. Introducción

Las grandes manifestaciones deportivas en el mundo actual, al igual que otras manifestaciones sociales, se van sometiendo a la influencia de los diversos procesos globalizadores que vienen ocurriendo (véase, por ejemplo, Horsman y Marshall, 1994). El concepto de globalización o mundialización (ej. Wagner, 1989) para algunos, o imperialismo moderno o americanización (ej. Donnelly, 1996) para otros, ha venido afectando al deporte. De Knop y Harthoorn (1998) señalaron diversos elementos de la globalización del deporte, algunos de ellos son: la presencia de héroes internacionales del deporte, la comercialización e intercambio de material y ropa deportiva, la fragmentación en la elaboración de los productos, el incremento de poder de las organizaciones deportivas internacionales, el intercambio y sistemas de redes a nivel internacional, la legislación deportiva (europea) internacional, el aumento de la importancia de la economía y la política, los mega-eventos y las ciudades compitiendo y optando en el mercado, la globalización de los medios de comunicación, la migración de jugadores y entrenadores, equipos transnacionales, el desarrollo del deporte y el turismo, entre otros.

La organización de los mega-eventos deportivos, como por ejemplo la de unos Juegos Deportivos Nacionales, Juegos Panamericanos o Juegos Olímpicos, constituye un reflejo de la tendencia mundial en el desarrollo del deporte. Al igual que para todo magno evento, la preparación de estas manifestaciones deportivas comprende muchas fases de organización y necesita de la participación efectiva de muchísimas personas para lograr un acontecimiento de altura. Es una tarea que consume gran cantidad de horas de planificación y trabajo en equipo.

En la realización de eventos deportivos internacionales, los competidores son tratados con las mismas reglas a pesar de las inmensas diferencias (ej. socioeconómicas) de los países a los cuales pertenecen. Pero sucede que el orgullo de las naciones participantes en los eventos está asociado al éxito que alcancen sus equipos nacionales (atletas y entrenadores) en esos encuentros (Chalip, Johnson y Stachura, 1996). En el pasado, la máxima aspiración era la participación en la competición internacional, en los sesentas la preocupación cambió y el objetivo se transformó en la obtención de medallas. Recientemente, desde finales del siglo XX hasta hoy en día, el objetivo ha cambiado de nuevo, pasando a ser primordial la obtención de medallas de oro (Corbett, 1999).

De Knop y Harthoorn (1998) identificaron la tendencia a la polarización en el deporte, la globalización en contra de la localización, en términos del deporte de élite, señalando la dirección internacional/global en la cual el deporte de alto rendimiento está más que nunca orientado. La tendencia del crecimiento del deporte de alta competencia ha sido bastante criticada (Chalip, 1997). Esto no es un hecho nuevo, George Orwell a principios del siglo XX dijo: "El deporte serio no tiene nada que ver con el juego limpio. Está rodeado de odio, celos, vanidad, indiferencia a las reglas y placer sádico en presenciar violencia; en otras palabras es una guerra sin disparos" (citado en Cohen, 1998: 504). Hay muchas críticas en relación a la naturaleza y el nivel de exigencias del deporte de élite (Patriksson, 1995; Simms, 1999). Sin embargo, el deporte, al igual que cualquier institución social, es vulnerable a las influencias del ambiente (Defrance y Ponciello, 1993).

En la organización de un evento de alto rendimiento se involucra una gran cantidad de movimientos preparatorios y de desarrollo y especialmente los relacionados al aporte económico. El deporte de élite, tal y como se mencionó anteriormente, es objeto de muchas críticas y es por eso que se han generado grandes grupos en contra de la organización de estos eventos, a tal punto que usualmente los países o ciudades sedes deben luchar con los adversarios y pobladores de la misma sede para hacerles entender las posibles consecuencias positivas de su situación. Se hace necesario explicar, a las personas que no están involucradas en el deporte, los beneficios que se pueden obtener con el desarrollo del mega-evento deportivo y hacerlas copartícipes de la organización de dicho evento.

La organización consiste en el ordenamiento, disposición y relación del trabajo en función de lograr objetivos (Mackenzie en Ziegler y Bowie, 1983). Hay dos aspectos fundamentales en el concepto de organización, éstos son: las personas y los objetivos. Entonces, tomando en cuenta lo anterior, se podría decir que en el proceso organizativo un grupo de personas trabaja para el logro de uno o varios objetivos. Sin embargo, la actuación de las personas en función del logro de objetivos depende en gran medida de que las actividades planificadas se realicen en los lapsos preestablecidos y sean perfectamente coordinadas por las autoridades responsables de cada tarea propuesta en el plan, generando las acciones de diferentes equipos orientados y reforzados por una comunicación efectiva que permita el intercambio de ideas y la permanente retroalimentación en todas las fases del proceso y sobre todo incite a incrementar y perfeccionar la participación de los actuantes como elemento incentivante del sentido de pertenencia en pro del éxito grupal. En la medida en que se ejecuten funciones establecidas para cada unidad, toda la estructura organizativa se proyecta hacia el alcance de los objetivos que se ha propuesto. En el deporte tenemos un buen ejemplo de organización con el béisbol, donde cada jugador en el equipo tiene que hacer su trabajo de la mejor manera posible y actuar en coordinación con los compañeros y el manager para atrapar, hacer lanzamientos apropiados, batear y correr para poder ganar el juego. En la competición de gimnasia por equipo, la participación de cada miembro es esencial para el resultado final del equipo.

La función de la organización es crucial en el logro de los objetivos, las normas de los grupos son decisivas para la calidad del rendimiento del grupo, los altos logros son evidentes sólo cuando las normas fomentan la excelencia (Ivancevich, Matteson y Olekalns, 1997). En la organización de un evento, existen muchos aspectos que deben considerarse debido al impacto que la realización de dicho evento puede provocar en el lugar de desarrollo. Los beneficios económicos son muy conocidos, sin embargo también hay otros elementos impactantes dentro de la comunidad, a saber: turístico, social, cultural, físico-geográfico, psicológico, político, ecológico, entre otros.

En este artículo se presentan dos elementos fundamentales en la organización de un evento: la organización y planificación de los escenarios deportivos y el rol de los voluntarios en el éxito de los juegos. La experiencia que se comparte está basada en vivencias obtenidas a través de la participación en los Juegos Olímpicos Sydney 2000 como participante (voluntaria) y observadora en un período de tres años; la misma está enmarcada dentro de la investigación etnográfica. Estos Juegos Olímpicos han sido considerados entre los mejores organizados de la historia y uno de los puntos de honor fue la compenetración del voluntariado y la magnificencia y funcionalidad de los escenarios deportivos.

2. Desarrollo. Experiencia Sydney 2000: Voluntariado y Escenarios Deportivos

Los Juegos Olímpicos de Sydney 2000 significaban un gran compromiso no sólo para la ciudad sede sino para toda la nación. Los australianos manifestaban que del éxito de los Juegos dependía cómo iban a ser vistos en el mundo, esto se debía a muchas razones, pero básicamente se centraba en que, debido a su ubicación geográfica, para muchos visitantes la asistencia a este evento significaba su primera visita hacia ese lado del mundo y era de suma importancia que la imagen que se llevaran fuese muy buena. Por otra parte, la única vez que Australia había organizado los Juegos había sido en Melbourne 1956 y para ese momento la cobertura y difusión de los mismos eran muy precarias respecto a la magnitud en que se ha desarrollado la presencia del movimiento olímpico en los últimos 20 años. Sydney representaba a Australia y fue en ese sentido como se concienció a los habitantes del país. El éxito de los Juegos era responsabilidad de todos los australianos y estaban ante una oportunidad única de demostrar al mundo lo que ellos eran capaces de organizar.

Uno de los programas más alabados de los Juegos Sydney 2000 fue el de los voluntarios. Al finalizar los juegos, en el discurso de clausura, el Ministro Olímpico de Australia Michael Knight, manifestó acerca de los voluntarios: "Nadie merece más gratitud y admiración. Ningún grupo ha recibido tantos elogios del público y ningún grupo los merece más que ellos. Su contribución fue realmente invaluable" (McDougal, 2000: 13). De igual manera hubo palabras de elogio del Primer Ministro de Australia, y de miembros del Comité Olímpico Internacional, entre otras personalidades (véase Minogue, 2000: 38). Lograr todas estas palabras de aliento para los voluntarios de parte de personalidades al igual que del público y los participantes en los Juegos (véase Williams, 2000: 3), en medio de toda la atención que se dedicó a los atletas y a las noticias típicas deportivas de los juegos, fue producto de un gran trabajo organizativo que se inició mucho antes de Septiembre 2000.

2.1. Algunos datos de Sydney 2000

En principio, es necesario destacar algunos datos muy particulares de estos Juegos Olímpicos. Por corresponder a la última edición, su realización implicaba, entre otros aspectos, que habría una mayor cantidad de disciplinas deportivas que en los juegos anteriores, más países asistentes, más participantes y mayor cobertura periodística. Estos datos se resumen en los siguientes indicadores (TAFE, 2000: 7):

La cifra de voluntarios para el final de los juegos aumentó a 47.000 (Minogue, 2000). Estos datos representaban un gran compromiso para un país de 18 millones de habitantes y una ciudad sede de 3 millones. Según los cálculos preliminares, alrededor de 132.000 visitantes asistirían a presenciar los Juegos (Australian Tourist Commission, Tourism New South Wales, Sydney Convention y Visitor Bureau, 1999: 25).

2.2. Programa de Voluntarios

El programa de voluntarios tenía entre muchos de sus eslogans uno que resultó ser muy significativo, en especial al final de los juegos: "Los Voluntarios son la cara pública de los juegos". Éste se convirtió en el más importante debido a la proyección y a la presencia de los voluntarios en todos los escenarios deportivos, en el sistema de transporte y en todos los ambientes aledaños utilizados por el público asistente.

La implementación del programa se dividió en tres fases: pre, durante y post olimpíada. En este artículo no se van a mencionar las personas que trabajaron como voluntarios para la obtención de la sede. La primera fase es la más compleja debido a todas las etapas de preparación.

2.3. Fase Pre-Olimpiada

La información para participar como voluntario se realizó en prensa local, nacional e internacional e igualmente por televisión. El comité organizador tenía designado a un periódico local y otro nacional como sus patrocinadores oficiales. En el año 1998, a través de la prensa se publica el primer llamado a participar como voluntario por medio de una planilla, los interesados debían simplemente colocar su nombre y dirección de contacto y enviarla por correo. Varios meses después (1998-1999), los que respondieron al primer llamado recibieron un folleto de solicitud de información que constaba de 14 páginas y contenía: requisitos para participar como voluntario, características generales del programa, solicitud de información personal e información de los escenarios de trabajo. El folleto fue enviado a cada voluntario con un sobre para que regresara su información por correo. Posteriormente, durante el año 1999 se realizaron entrevistas a los que respondieron al llamado a través del folleto, en ese proceso colaboraron con la organización estudiantes universitarios, para que se llevaran a cabo las entrevistas con todos los interesados. Es importante destacar que, desde el principio, la respuesta de las personas a participar en el programa fue bastante amplia; éstas eran de diferentes regiones de Australia.

El folleto (Sydney 2000, Paralympic Games 2000, 1998) contenía la información previa básica necesaria que debía conocer el voluntario que quisiera postularse. En primera instancia se informaba acerca de las condiciones y requisitos mínimos: 1) Compromiso con el éxito de los juegos; 2) Compromiso con brindar un servicio de calidad; 3) Actitud positiva y amigable; 4) Habilidad para hablar y escribir inglés; 5) Disponibilidad y disposición para asistir a entrevistas; 6) Disponibilidad y disposición para asistir a las sesiones de preparación; 7) Disposición para trabajar durante 10 días mínimo; 8) Resultar exitoso en el chequeo de seguridad (record judicial); 9) Aceptación a utilizar el uniforme olímpico oficial; 10) Responsabilidad en asumir su transporte y alojamiento en Sydney según el caso; 11) Edad mínima durante los juegos de 18 años (podían permitirse algunas excepciones de acuerdo a la función). El aspecto 10 era principalmente para todas aquellas personas que no vivían en Sydney y debían pensar en su alojamiento y transporte para poder estar en la sede durante los juegos, sin embargo es importante destacar que estas personas recibieron su charla en sus respectivas ciudades o en las ciudades más grandes alrededor de Australia.

Igualmente se informaba que los voluntarios recibirían: 1) Uniforme oficial de los juegos; 2) Transporte gratis para trasladarse desde el centro de la ciudad hasta el escenario deportivo de trabajo; 3) Alimentación y bebida durante el servicio; 4) Certificado como participante de la experiencia de los Juegos. Igualmente se informaba que iban a recibir un proceso de entrenamiento en tres fases. En el folleto se señalaban las posibles fechas (mes) de los entrenamientos, las fechas de los juegos y períodos de trabajo, además de los diferentes escenarios de trabajo. Al voluntario se le daba la opción de colocar sus datos en dos deportes de su preferencia, e igualmente se le indicaba que señalara tres instalaciones en donde prefería trabajar. El cuestionario comprendía un total de 27 preguntas, y un acuerdo que debía firmar si se comprometía a cumplir con las normativas del voluntariado. En la información se incluían algunas opiniones de atletas, de voluntarios de la fase de selección de la sede y de ex-atletas, quienes comentaban acerca de la importancia del voluntario.

El folleto también incorporaba una breve descripción de los escenarios de competencia y otras instalaciones, áreas de trabajo y roles a cumplir. Se contemplaban entre las actividades a desarrollar por los voluntarios (Sydney 2000, Paralympic Games 2000, 1998: 4, 7 y 8):

1)  37 Habilidades: Finanzas, administración, administración de artes, dopaje, técnicos audiovisuales, choferes-taxis, programador de computadoras-analistas, alfabeta en computación, servicio al público, operadores de bases de datos, eventos, hospitalidad, recursos humanos, seguros, gerencia, medios de comunicación, salud y medicina, salud ocupacional, artes, organización, protocolo, relaciones públicas, locución, radio comunicaciones, mudanzas, ventas, secretaría, seguridad, administración deportiva, educación, tecnología de información, centrales telefónicas, tiquetería, guía turística, operador de instalaciones, gerente de voluntarios, programas juveniles.                                                                                                                                                                            

2)  25 Áreas de trabajo: Guía, acreditación, administración, servicios para oficiales y atletas, control de dopaje, operación de comunicaciones, transporte, hospitalidad, idiomas, logística, área médica, asistente de los comités olímpicos nacionales y asistentes de comités paralímpicos, familia olímpica y paralímpica, prensa, información al público, seguridad, servicio al espectador, deporte, tecnología, venta de tickets, choferes, mensajeros, personal de ambientes deportivos. Seis áreas para Deporte: Personal del deporte, Área de competencia, Personal técnico, Personal de pista, Personal de equipamiento, Resultados.

Como se puede observar, existía una amplia gama de habilidades y áreas de trabajo en donde el voluntario podía poner en práctica su experiencia. Es importante destacar que no existía discriminación en relación a edades avanzadas e impedimentos físicos. Lo más importante era incorporar a las personas que estuviesen dispuestas a trabajar y a dar lo mejor de sí para lograr el éxito de los juegos: "Juntos, cada uno logra lo mejor" (Spectator Services Team, 2000: 2). Las fechas clave de trabajo eran:

Evento de Prueba 1999 – 2000

Los escenarios deportivos estuvieron listos en su mayoría con bastante tiempo de antelación (Tabla 1). Esto permitió que el Comité Organizador de los Juegos Olímpicos de Sydney (SOCOG) organizara un evento de prueba (competencia) en donde invitaron a los mejores atletas de cada disciplina que iban a participar en los Juegos, así mismo, los jueces-árbitros y las Federaciones internacionales respectivas. Igualmente los voluntarios participaron en este evento en las funciones que iban a cumplir en los juegos, este evento-prueba permitió que se ejercitaran y tuvieran la experiencia a menor escala de las jornadas de trabajo que iban a cumplir en los juegos. Los voluntarios recibieron información relacionada con: horario, código de conducta, posición-función, área de trabajo, evento. La información fue enviada por correo. Los voluntarios recibieron dos franelas e indicaciones de los colores de pantalón o falda; la guía de trabajo comprendía la lista del grupo de trabajo (por área), la organización y las actividades. Se realizó una pequeña charla con cada supervisor de área para explicar las funciones específicas. La fechas de los eventos prueba fueron en momentos diferentes, dependían de la culminación de la infraestructura, por ejemplo la competencia-prueba de gimnasia artística y rítmica se realizó en febrero 2000, debido a que el escenario de este deporte (Sydney Superdome) estuvo listo para esa fecha.

La participación en este evento permitió que se le realizara evaluación a: 1) Programa de orientación, 2) Administración del programa, y 3) Aspectos positivos y negativos. Esto se hizo a través de una encuesta que fue aplicada a los voluntarios y entregada al finalizar el evento prueba. Ello permitió a su vez que los voluntarios manifestaran a sus jefes inmediatos los detalles y aspectos que debían reforzarse para los juegos.

Última fase Pre-Olimpiada

En esta última fase se realizaron las tres orientaciones a los voluntarios, esta etapa se desarrolló básicamente desde agosto hasta principio de septiembre. La primera fue la Orientación General en donde todos los voluntarios asistieron a una gran reunión (en un teatro muy grande, como el Darling Harbour Convention Centre). Esta reunión general también se realizó en otras ciudades de Australia y de esta manera esos voluntarios no se desplazaban hasta Sydney. En esa gran reunión los voluntarios recibieron un kit (TAFE, 2000b) que contenía: libro, video, folleto "pasaporte", todo ordenado en una carpeta. El libro contenía información detallada de: historia de los juegos, la organización de los Juegos en Sydney (estructuras y actividades, ej., mascotas, festival de arte, ceremonias, etc.), Australia en la historia de los juegos, historia de los lugares donde se realizaron los escenarios deportivos, infraestructuras, importancia del voluntariado, actividades del voluntario, acreditación, áreas de funcionamiento, comunicación (radio, mensajes, panfletos informativos), comportamiento con el público y algunos interrogatorios para chequear la comprensión del lector. Este libro tenía excelente diagramación y presentaba la información claramente organizada y completa, para que el que no tenía experiencia en deporte pudiera auto-instruirse con su lectura. El video contenía dos micros, el primero se centraba en el día típico de un voluntario en los juegos, aquí se tomó como modelo el evento de gimnasia, y se especificaban todos los roles que ejercían los voluntarios; el segundo micro comprendía información de los escenarios de trabajo (ej. escenarios deportivos, aeropuerto, villa deportiva) y la utilización del radio. Ambos micros muy amenos y fáciles de seguir; cada voluntario se llevó ese video. El folleto "pasaporte" permitía que se registraran las veces que el voluntario asistía a la orientación y a las jornadas de trabajo durante los juegos. Este registro permitió que, previo convenio con TAFE NSW (el TAFE es un instituto similar al INCE, NSW: New South Wales, nombre del estado), estas actividades fueran acreditadas para proseguir estudios en áreas o talleres similares en dicha institución. En la Orientación General se realizó una charla, se presentó un video con información de los Juegos, además de estar presentes algunos deportistas de renombre de Australia, en un evento con duración de dos horas máximo (desde la entrega del kit hasta el final) y, en general, era todo muy motivante para estimular a los voluntarios. Uno de los aspectos que se destaca de esta primera orientación es la información amplia acerca del comportamiento del voluntario al igual que se resalta la importancia de su participación.

La segunda y tercera orientaciones en la mayoría de los casos se realizaron el mismo día. La segunda orientación en el lugar de trabajo, desarrollándose en el escenario deportivo, en donde los voluntarios entraron haciendo el mismo recorrido, que se convertiría en rutina, es decir: llegada, chequeo, sellar el "pasaporte" y orientación (por lo general en las gradas de los escenarios deportivos). Posteriormente se realizó la tercera orientación en el área y el trabajo específicos, en la cual cada grupo de voluntarios se reunió en ambientes específicos dentro de la misma estructura con su supervisor inmediato, recibió instrucciones precisas de su trabajo e información adicional, características de la función, con diagramación similar a la recibida en el libro del kit y que podía ser anexada al mismo. Por ejemplo los que trabajaban como enlaces con las delegaciones (liaison officers) de la disciplina gimnasia recibieron: la información general del deporte, las personas claves de contacto, escenario deportivo, explicación del equipamiento, transporte, información del formato de la competencia, reglas, procedimientos, acreditación de los equipos, villa olímpica, control de dopaje, ceremonia de premiación, seguridad, mapas, modelos de planillas, calendarios de entrenamiento y competencias. En general se reforzó bastante la dependencia de cada uno de los voluntarios, en especial en relación con su supervisor inmediato.

En el mes de abril las personas solicitantes recibieron la información de su aceptación como voluntarios a través de una carta que especificaba el trabajo, el lugar y el evento. De igual manera se les informaba que se tomaran unas fotos tamaño pasaporte en las tiendas de la marca Kodak, sin costo alguno, y las enviaran al Comité Organizador, conjuntamente con una planilla de aceptación a ser voluntario en un sobre prepagado. En el mes de agosto se realizó la entrega de uniformes y la acreditación. Los voluntarios recibieron una comunicación acerca del lugar y la fecha en que debían presentarse a retirar estos materiales. Los voluntarios que estaban en Sydney retiraron el material mucho antes que los de otras ciudades, quienes lo retiraron al llegar a Sydney. La acreditación contenía las fotos enviadas, además de la identificación e información de los lugares de acceso. El uniforme constaba de: franela (2), chaqueta resistente al agua, pantalón o falda (2), medias (2), impermeable plástico, cachucha o sombrero, koala y termo. Existían pequeñas variaciones según la actividad que el voluntario estuviera cumpliendo. La franela y la chaqueta tenían el mismo modelo, sin embargo fueron diseñadas para que el color de la manga derecha y el cuello indicara el área de actividad del voluntario, como se indica en el siguiente cuadro.

La división de colores facilitaba visualmente distinguir con rapidez el rol que desempeñaba el voluntario. Este uniforme fue utilizado solamente durante el trabajo oficial del voluntario. Igualmente se enviaron con antelación los horarios de trabajo que le correspondían a cada voluntario así como que la información respectiva al supervisor inmediato. Es importante destacar que los voluntarios, a partir de la fecha de recepción de su aceptación al programa, recibían información relacionada a los juegos a través de boletines que organizaba el equipo de trabajo de cada deporte, por ejemplo, el de la gimnasia se denominaba "Tumbling Times", que para junio 2000 ya tenía 11 publicaciones. Los voluntarios siempre estaban recibiendo algún tipo de información general para mantener la motivación en alto. Adicionalmente, el programa central también enviaba información a través de folletos, como por ejemplo "On your marks", también enviaron un calendario. El voluntario recibió información durante el año 2000 para informarlo, educarlo y mantener su atención.

2.4. Fase de la Olimpiada

Durante la Olimpiada, ya el voluntario estaba preparado acerca de la rutina de trabajo. Al llegar al escenario deportivo se identificaba a través de su credencial y los voluntarios que controlaban al personal que tenía acceso a la entrada sellaban en el pasaporte el día que estaba asistiendo, recibía los tickets de comida según su jornada de trabajo, se le entregaba un boletín que se tenía en los escenarios deportivos además de cualquier información de última hora. Es importante destacar que el voluntario salía uniformado desde su casa, esto permitía que en el transporte público fuese identificado y no pagara. Ver a tantas personas uniformadas trabajando para la olimpiada era bastante motivante, además de que las otras personas también preguntaban acerca del trabajo que se realizaba en los juegos, todo lo cual generaba mayor expectativa, curiosidad e interés por vivir la experiencia olímpica.

Luego de reportarse en la entrada, el voluntario se dirigía a su supervisor inmediato para presentarse e iniciar las reuniones diarias. Allí recibía orientaciones de última hora y posteriormente iniciaba su trabajo. Los periodos para las comidas eran de 15 a 30 minutos, variaba en atención al trabajo. Había un horario en el cual el voluntario podía ir a la zona del comedor (dentro del mismo escenario deportivo) para realizar el almuerzo o cena. También se disponía de agua, té o café para consumir en cualquier momento que lo necesitara.

La línea de comando que se seguía era:

Voluntario -> Supervisor -> Director Área -> Director Escenario Deportivo

Usualmente el voluntario trabajaba directamente bajo las indicaciones del supervisor. En caso de alguna información o cambio, el supervisor era quien recibía la notificación del director de área y ésta seguía los canales establecidos. Respetar esa regla era de suma importancia porque se mantenía el orden y la información fluía a través de los canales regulares. El voluntario debía conocer a su supervisor, el equipo de trabajo, su tarea específica y los materiales que debía manipular.

Se reforzaba diariamente la importancia del comportamiento del voluntario para el trabajo que estaba realizando, en especial: con delegaciones invitadas, público y equipo de trabajo. Esto había sido informado en las orientaciones, pero también durante el evento se establecía una atmósfera contagiosa en donde cada uno quería transmitir lo mejor de sí. Claro está, también en los manuales recibidos se especificaba el comportamiento deseado, para evitar el abuso o la sobreactuación. Pero el hecho de ver a cada voluntario dar lo mejor de sí, aumentaba esos deseos de cada uno a seguir trabajando, el ambiente era contagioso. También es cierto que la rutina diaria agotaba, sin embargo la emoción de poder ver a los deportistas famosos, estar en el centro de acción o simplemente ser parte de un gran equipo que se estaba esforzando porque los juegos fueran un éxito era un gran estímulo. Se le recalcaba al voluntario que su trabajo, así fuera en la zona de estacionamiento, era de suma importancia para el buen desenvolvimiento de los juegos.

Algunos de los datos importantes que se distinguían en el material escrito (TAFE, 2000b) se basaba en la importancia de respetar a todos los asistentes a los juegos, por ejemplo: 1) Permitir a la persona explicar lo que quería saber, 2) Chequear si se había entendido la solicitud de información, 3) Dar la información esencial, sin detalles adicionales, 4) Hablar lento y moderado, 5) Hacer pausas al dar nueva información, 6) Repetir informaciones importantes, 7) Utilizar recursos visuales, por ejemplo mapas, 8) Comprobar que la persona hubiera entendido la información. En relación a la atención de personas discapacitadas se reforzaba que: 1) Se fijara la atención en la persona y no en su discapacidad, 2) Preguntar si necesita ayuda, no asumir que la necesita, 3) Si la persona tiene problemas auditivos, hablarle de frente para permitir que leyera los labios, utilizando un tono de voz normal, 4) Si la persona tiene impedimento visual, identifíquese y explíquele lo que usted va hacer y hacia donde lo va a conducir, para que de esa manera él/ella sepa lo que va a suceder, 5) Siempre diríjase a la persona con la discapacidad, no a su intérprete o cuidador, 6) Diríjase a las personas en silla de ruedas como lo haría con cualquier otra persona, siéntese o flexione sus rodillas para que se ubique a nivel de sus ojos, 7) Cuando hable a personas con impedimentos mentales, utilice un lenguaje claro y permítale el tiempo para hacer preguntas. Otras ideas importantes, reforzadas en las indicaciones y relacionadas con la importancia del equipo de trabajo, se referían al trato entre los miembros: 1) Saludo a las personas, 2) Trate de recordar los nombres, no es fácil pero marca una diferencia que la persona sienta que la identifican por su nombre, 3) Respete a los demás y esté preparado para ayudar cuando pueda, 4) Trate a las personas como si fueran sus invitados, 5) No se dé el lujo de no usar la iniciativa, siempre hay algo que usted puede hacer por los demás, 6) Concéntrese en su trabajo y el tiempo pasará rápido, 7) Impacte con su participación.

El voluntario siempre recibía la información necesaria al llegar y registrarse diariamente e inmediatamente con su supervisor. En algunos escenarios deportivos elaboraron boletines informativos (una página por ambas caras) de resultados de las competencias del día anterior, premios al voluntario del día, anécdotas, juegos, las comidas del día, entre otros, el sentido era mantener al voluntario informado y motivado.

Otro aspecto de gran relevancia fueron los incentivos que recibieron los voluntarios. En principio siempre tenían caramelos al llegar, caritas felices, y otros pequeños detalles. Luego del quinto día se comenzaron a recibir premios diferentes, por ejemplo una tarjeta para ir a comer al McDonald y recibir una comida gratis por un tiempo determinado después de los juegos, una tarjeta para recibir descuentos en una compañía que revisaba (chequeaba) carros, los que permanecieron más días trabajando recibieron un reloj swatch con motivo de los juegos, luego un pin y, al finalizar, los grupos que tuvieron la mayor carga de trabajo recibieron un ticket para la clausura de los juegos. Es importante destacar que antes de los juegos se realizaron dos ensayos del acto de inauguración de los juegos y los voluntarios recibieron tickets para asistir a los mismos. También, durante los juegos, a los voluntarios que tenían mayores responsabilidades les fueron otorgados algunos tickets para asistir a otras competencias. Los incentivos mantenían motivados a los voluntarios para continuar asistiendo a pesar del cansancio natural a consecuencia de varias jornadas de trabajo.

Es resaltante indicar que los voluntarios fueron informados de que era muy difícil que ellos pudieran ver las competencias durante sus horarios de trabajo porque debían estar pendientes de sus responsabilidades. Sin embargo, si el supervisor manifestaba que se podía ver la competencia, se podían sentar en asientos libres siempre y cuando no exhibieran el uniforme de voluntario. Al menos la franela no podía estar visible en las gradas, excepto para los voluntarios de servicio a los espectadores.

2.5. Etapa Post-Olimpiada

En esta fase, los voluntarios recibieron diversos tipos de elogios. Es importante destacar que el trabajo de los voluntarios era visible en todos los espacios y esto repercutió en que todos los asistentes a tan magno evento deportivo se fijaran en estos "héroes silenciosos". Los reconocimientos fueron variados:

• En los medios de comunicación (prensa, radio y televisión). En la prensa nacional salió escrito el nombre de todos los voluntarios de los juegos (ej., Our Olympics volunteers, 2000; Roll of honour Olympic volunteers, 2000).
• Los voluntarios recibieron una revista que fue editada para cada uno de los deportes y los participantes a las Olimpiadas. Además se les dio una revista del deporte en donde trabajaron, un afiche y una franela donada por el presidente del Comité Olímpico Internacional.
• Los voluntarios fueron invitados a participar en un gran desfile por una de las avenidas principales de Sydney. Esa marcha fue una gran celebración y encuentro para los voluntarios. Fue realizada un día después del desfile de los deportistas australianos que participaron.
• En diciembre 2001 enviaron un correo a todos los voluntarios para solicitar permiso y colocar los nombres de todos en un monumento que están realizando en el Parque Olímpico, área de mayor concentración de los escenarios deportivos.

En relación a las instalaciones, durante los juegos ya se habían iniciado algunos convenios para su utilización y realización de actividades para su mantenimiento y, lo más importante, para incorporarlas al uso de los ciudadanos en general (Sydney Olympic Park). Es relevante destacar que el hecho de que las instalaciones de los juegos estuviesen listas con tiempo de antelación (Tabla 1) dio oportunidad para que la organización permitiera a los ciudadanos de la comunidad de Sydney visitarlas mucho antes de la realización de los juegos, utilizándolas para prácticas y competencias y así contribuir al sentido de pertenencia. De igual manera, en algunas instalaciones como el centro acuático (Aquatic Center), las personas antes de las olimpiadas podían asistir y pagar una pequeña cantidad de dinero y utilizar las instalaciones, esto al mismo tiempo contribuía a la autogestión. Además de que se organizaban tours (desde 1998) hacia el Parque Olímpico cuando estaba en su fase de construcción, que también contribuían a la autogestión y a incrementar las expectativas hacia los Juegos. Un alto porcentaje de la población de Sydney vivió intensamente la transformación de una ciudad cosmopolita con ciudadanos antes dedicados cada quien a lo suyo para convertirse en magníficos anfitriones del deporte mundial como ciudadanos de la mejor sede olímpica de todos los tiempos (según el Presidente del Comité Olímpico Internacional para la época).

3. Análisis de la Experiencia

Toda la experiencia explicada anteriormente, relacionada con el programa desarrollado con los voluntarios, enfoca hacia cinco relevantes enunciados a considerar. Independientemente de que se trate de formación de voluntarios para la organización de un mega-evento o para el trabajo de cualquier organización, deberán cumplirse algunas facetas básicas como:

3.1. Formación (Instrucciones – Sugerencias)

Consiste en que básicamente se deben tener lineamientos de cuáles son las normas y actividades que va a cumplir la persona que estamos incorporando con la figura de voluntaria en la organización. Es de gran importancia que este aspecto sea atendido por la gerencia del voluntariado, para lo cual es necesario contar con un personal conocedor del proceso organizativo. Debe considerarse: comité o coordinador para trabajar con los voluntarios; planes para la realización de talleres, cursos o charlas de inducción; programa de estímulo a la buena actuación de los voluntarios; y programa-presupuesto para la gerencia del voluntariado.

3.2. Plan para gerenciar voluntariado

Consiste en conocer las necesidades del voluntario; características de su trabajo; la cantidad de personas que se necesitan; optimización en la utilización de los recursos, ambientes, finanzas y personas; considerar cambios en el ambiente; claridad de los propósitos; estudiar los objetivos de la organización y sus metas; decidir dónde se quiere estar en el futuro; analizar cómo se pueden lograr los objetivos; organizar equipos de trabajo fuera del campo deportivo; evaluar el progreso.

Lo más importante es recordar que el plan es un documento vivo, es una guía de trabajo que sufrirá cambios al igual que la organización misma. Como elemento vivo debe ser susceptible a los cambios y estar sujeto a constante revisión.

3.3. Elementos claves en la gerencia del voluntario

El aspecto fundamental, en principio, es determinar la naturaleza de la organización. El voluntario debe tener claro cuáles son sus áreas de trabajo; por qué está haciendo el trabajo; cuál es su objetivo y que esté en concordancia con los de la organización; qué es lo que va hacer o su radio de acción; los recursos que necesita para llevar a cabo el objetivo; el tiempo en el que se va a desarrollar; y finalmente evaluar si ha logrado lo propuesto (Tabla 2) (Barwick y otros, 1994).

3.4. Políticas

Es básico identificar las políticas y quienes las administran en el programa del voluntariado, para lo cual es necesario utilizar coordinadores de voluntarios. Se necesita conocer por qué hay voluntarios en la organización; qué pueden esperar los voluntarios; cómo está protegido el voluntario; delimitar las responsabilidades de los empleados con salario y las de los voluntarios; establecer previsiones para la supervisión y evaluación del programa de voluntariado; planificar orientaciones y entrenamientos adecuados. También se debe contar con un código de ética para la organización y los voluntarios; al igual que es necesario establecer claramente cuáles son sus derechos, deberes y responsabilidades; y elaborar un manual de procedimientos para reembolso y seguro.

3.5. Habilidades y descripción del trabajo (tareas específicas)

Son dos elementos claves para asignar a las personas actividades acordes con su preparación o aptitudes. De esta manera se aprovechan las experiencias y aptitudes personales para optimizar la función en las distintas áreas. Se debe conocer la naturaleza del voluntariado y qué motiva a las personas a ser voluntarios; los objetivos y estructura de la organización; el rol que los voluntarios juegan en la organización; y los principios a utilizar para gerenciar a las personas.

En líneas generales, estos son elementos claves en la organización, los cuales se cumplen, no solo para eventos deportivos, sino para la incorporación de voluntarios en cualquier actividad. Es común escuchar comentarios de personas que han abandonado su participación en organizaciones debido a que no se les ha explicado cómo pueden contribuir en la misma; o muchas veces no utilizamos sus habilidades en las áreas en las cuales pueden brindar un mejor aporte a la organización. Por eso es imprescindible contar con un plan de trabajo claro dentro de la organización que a su vez permita a las personas voluntarias o que realizan su trabajo ad-honorem brindar su cooperación de manera más efectiva para la organización y para sí mismas.

4. Conclusión

El beneficio que brindó la utilización de los voluntarios en los juegos repercutió en muchas áreas: económica, social, educacional, entre otras (Chalip, 1999). De igual manera, el legado invalorable de personal que le dejó al país para futuros eventos. La experiencia de las Olimpiadas es compartida no solo por los atletas, oficiales y espectadores, sino también es una experiencia compartida y nutrida por los voluntarios que contribuyeron a que fuera posible realizar el evento. Los Juegos Olímpicos de Sydney establecieron pauta en la organización, y dentro de ésta los voluntarios se convirtieron en un ícono de los mismos, a tal punto que incluso después de los juegos todavía están siendo nombrados y recompensados en su trabajo a través de reconocimiento público.

La incorporación de toda esta cantidad de personas a una actividad que por su naturaleza es excluyente, debido a la gran tecnicidad necesaria para el deporte de alto rendimiento, es un excelente logro para la organización. Al mismo tiempo estos voluntarios experimentados ahora son aliados del deporte, debido a que tuvieron la vivencia de compartir en ese campo, aunque para muchos este mega-evento correspondió a la primera oportunidad de contacto con la actividad deportiva de gran nivel.

En su proceso de entrenamiento y mediante el desempeño de las funciones hasta culminar su trabajo en Sydney-2000, los voluntarios experimentaron cinco elementos que, al igual que en la preparación de los deportistas de élite o en la trayectoria de cualquier persona que desee obtener altos logros en la vida, constituyen medios para alcanzar la excelencia. Estos elementos que hacen valiosa la acción humana son: la DISCIPLINA, que enseña, instruye, ordena, metodiza y regula el proceso a seguir; la PACIENCIA, que nos dota de calma para analizar las dificultades y superarlas, además nos proporciona aguante, perseverancia y maduración; la CONCENTRACIÓN, que nos otorga la capacidad de utilizar al máximo nuestra atención y de absorber la energía necesaria para centrarla y dirigirla hacia nuestro objetivo; la DETERMINACIÓN, que nos dispone y anima, nos hace tomar resoluciones y decisiones para aproximarnos directamente a nuestras metas y; el COMPROMISO, que nos indica el deber, bien como empeño o bien como obligación, que nos imponemos individualmente o como miembros de un equipo de trabajo.

Por un lado, la participación voluntaria permitió a cada individuo un gran crecimiento personal al sentirse útil, aprendiendo y efectuando acciones positivas sintiéndose miembro importante de una gran fuerza de trabajo que impactó y contribuyó a la excelente organización y exitoso desarrollo de la olimpiada. Ser "la cara de los juegos" era un buen motivo para tener gran autoestima. Experimentar la convivencia con personas de muchísimos países durante varios días proporcionó a los voluntarios un nuevo significado sobre ellos mismos realzando así su propia percepción y al mismo tiempo dotándolos de experiencia transferible a otras áreas de necesidad social. Por otra parte, nos hace reflexionar acerca de la difusión y utilidad del voluntariado en el mundo actual, en cuanto a considerarlo como una actividad altamente valorada en muchos países donde éste se considera un capital social que colabora con el mejoramiento de la vida de muchos millones de personas que necesitan ayuda, siendo además, una actitud muy respetada y promocionada por los gobiernos de los respectivos países. El voluntariado se genera en nuestros valores éticos y al mismo tiempo los refuerza y nos hace sentir realizados como seres humanos. Valdría la pena que cada uno de nosotros pusiera su granito de arena para que en nuestro medio se fortaleciera el fenómeno del voluntariado y con ello enriqueciéramos nuestra cultura de apoyo y tolerancia para con nuestros semejantes que requieren ayuda o asistencia.

La experiencia compartida en este artículo puede utilizarse como un modelo de organización. Muchísimas personas tienen experiencia como voluntarios, mas no la implementación de un programa de voluntariado que implique su preparación, formación y reconocimientos. A través de programas de esta naturaleza se pueden incorporar muchas personas a diferentes actividades. Esta experiencia en el deporte puede ser extrapolada a cualquier otro ámbito y adaptada a las necesidades específicas. Es mucho lo que se puede ganar si incorporamos a más personas de manera organizada a grupos de trabajo. No quiero cerrar este artículo sin antes recordar que los voluntarios son seres humanos que tienen deberes y derechos.

Tabla 1

Escenarios Olímpicos Sydney 2000 (Mayo 1999)

DEPORTE		ESCENARIO	Estado (Fecha)
Tiro con arco		Sydney International Archery Park	Concluido
Natación	Clavados, natación, nado sincronizado, polo acuático	Sydney Aquatic International Center Complejo de piscina Ryde	1994 Inicio 2000
Atletismo	Pista y Campo Maratón	Stadium Australia North Sydney-Stadium Australia	Concluido Concluido
Badminton		Sydney Showground Exhibition Center	Concluido
Beisbol		Arena principal–Sydney Showground Aquikina reserve – Blacktown	Concluido Final 1999
Baloncesto	Final Eliminatorias	Sydney Superdome Sydney Showground Exhibition Center	Final 1999 Concluido
Boxeo		Exhibition Halls – Darling Harbour	Concluido
Canotaje	Sprint Slalom	Sydney Intern. Regatta Centre – PL Canoe Slalom Course (SIRC) Penrith	Concluido Concluido
Ciclismo	Ciclismo Montaña Ruta	Velodrome – Banktown Fairfield City Farm, Calmsley Hill Poore Park	Finales 1999 Concluido Concluido
Lucha	Greco-Romana y L.	Exhibition Halls – Darling Harbour	Concluido
Equitación	Figura Obstáculo	Sydney International Equestrian Centre Horsley Park	Finales 1999
Esgrima		Hordern Pavilion y Hall (Moore Park)	Concluidos
Futbol		Stadium Australia, Sydney Football Stadium y las otras ciudades	Concluido
Gimnasia	Artística – Tanpolín Rítmica	Sydney SuperDome Sydney Showground Exhibition Complex	Final 1999 Concluido
Handball		Sydney Showground Exhibition Complex	Concluido
Hockey		State Hockey Centre - Homebush	Concluido
Judo		Exhibition Hall – Darling Harbour	Concluido
Pentatlón Moderno		Varios – Homebush Bay	Concluido
Remo		Sydney Inter. Regatta Centre Penrith Lakes	Concluido
Vela		Rushcutters Bay – Sydney Harbour	Final 1999
Tiro		Shooting Centre, Cecil Park	Final 1999
Sofbol		Aquikina Reserve - Blacktown	Final 1999
Tenis de Mesa		State Sport Centre – Homebush Bay	Concluido
Taekwondo		State Sport Centre – Homebush Bay	Concluido
Tenis		Tennis Centre - Homebush Bay	Final 1999
Triatlón		Sydney Opera House y alrededores	Concluido
Voleibol	de playa	Entertainment Centre – DH y SSEC Bondi Beach	Concluido Med. 2000
Halterofilia		Convention Centre – Darling Harbour	Concluido

Fuente: Australian Tourist Commission, Tourism New South Wales, Sydney Convention y Visitor Bureau, 1999, p. 13.

Tabla 2

Planificación del Trabajo

RAZONES ¿Por qué lo hace?

OBJETIVO ¿Qué es lo que se quiere lograr?

ACCIÓN ¿Qué hace Ud? ¿Cómo puede dar lo mejor de Ud.?

RECURSOS ¿Qué tipo de recursos necesita?

TIEMPO ¿Cuándo va a desarrollar sus tareas?

EVALUACIÓN ¿Cómo va a saber que ha logrado el objetivo propuesto?

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