INTRODUCCIÓN

Numerosos estudios han puesto de manifiesto la importancia de la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión de los recursos públicos. Uriostegui (2023) , ^{Ramos y Viana (2023)} han destacado la necesidad de implementar mecanismos sólidos y confiables para garantizar que los fondos gubernamentales se asignen y utilicen de manera adecuada, evitando así el favoritismo, el mal uso y la malversación. Según ^{Ríos et al. (2022)}, la falta de transparencia en la asignación de gastos y la deficiente rendición de cuentas socavan la confianza de la ciudadanía en las instituciones públicas y pueden propiciar conflictos y disputas internas, comprometiendo la legitimidad y autoridad de las entidades gubernamentales. Además, Zarazúa (2019) señala que una rendición de cuentas inadecuada y poco creíble, así como la falta de verificación y documentación apropiada de los gastos, pueden conducir a la pérdida de fondos públicos y, en última instancia, afectar la capacidad del gobierno para brindar servicios esenciales a la población.

La necesidad de realizar un estudio exhaustivo sobre la transparencia y la rendición de cuentas en la asignación de gastos de viaje en el Consejo Regional de Cusco se enfatiza en la importancia de evaluar periódicamente los procesos y procedimientos relacionados con el manejo de los recursos públicos, con el fin de identificar áreas de mejora y garantizar la integridad y eficiencia en su utilización. Por su parte, destaca que la falta de confianza de la ciudadanía en las instituciones gubernamentales puede tener consecuencias negativas para la gobernabilidad y la estabilidad política de una región o país, por lo que es imperativo abordar las deficiencias percibidas en la gestión financiera de manera oportuna y transparente. Asimismo, se subraya que la rendición de cuentas es un principio fundamental de la buena gobernanza y que, en última instancia, contribuye a salvaguardar el tesoro público y a fortalecer la democracia.

El objetivo principal de esta investigación fue analizar de manera exhaustiva las prácticas actuales de control en la asignación de viáticos y la rendición de cuentas relacionada en el Consejo Regional de Cusco. Para ello, se llevó a cabo un riguroso análisis que abarcó diversos aspectos clave. En primer lugar, se evaluaron los procedimientos y mecanismos existentes para la asignación de gastos de viaje, con el fin de identificar posibles áreas de riesgo o vulnerabilidad que pudieran dar lugar a favoritismos o mal uso de recursos. Asimismo, se examinó minuciosamente el proceso de rendición de cuentas, prestando especial atención a la calidad y oportunidad de la documentación presentada, así como a la verificación adecuada de los comprobantes de pago y los informes detallados proporcionados por los comisionados.

Uno de los enfoques fundamentales del análisis fue comprender las experiencias, percepciones y opiniones de las autoridades electas y los especialistas en fiscalización del área de contabilidad. Con este fin, se diseñó y validó una guía de entrevista exhaustiva, que se utilizó como herramienta efectiva para la recopilación de datos cualitativos. Estas entrevistas permitieron obtener una visión integral y profunda de los desafíos y riesgos existentes, así como de las posibles soluciones y mejoras a implementar. Además, se revisaron y analizaron documentos y registros relevantes para complementar y respaldar los hallazgos del estudio.

El control sobre cómo se asignan los gastos de viaje se establece mediante instrucciones y depende de la organización o lugar de trabajo donde trabaja la persona encargada. Este procedimiento se conoce como la formulación de normas y reglamentos para el pago de los gastos de viaje y otras dietas proporcionales, así como el reembolso de los gastos de viaje de los trabajadores públicos, las personas designadas y todos los empleados (^{Espino & Mallque, 2021}). Implica implementar políticas, procedimientos y pautas dentro de una organización o empresa para controlar y monitorear cómo se utilizan los fondos designados para pagar los gastos de viaje de los empleados. El objetivo de este reglamento es mantener los costos de viaje al mínimo, evitar cargos abusivos o inútiles y reducir la probabilidad de errores y otros problemas relacionados con la dieta. Además de bajar gastos, el control de la dieta eleva las estimaciones (^{Buse, 2023}).

Los comportamientos, pautas y políticas que demuestran cómo los propietarios, la junta directiva y la alta gerencia de la entidad generalmente se sienten acerca del control interno y cuán importante es para el negocio se denominan entorno de control. Afecta significativamente la forma en que una organización organiza sus operaciones, establece objetivos y evalúa riesgos. Como resultado, se lo considera el pilar o base sobre el cual se construyen los demás componentes del control interno (^{Quinaluisa y otros, 2018}). El ambiente de control es el conjunto de políticas, prácticas y estructuras organizacionales que sirven como piedra angular para el crecimiento del control interno en todos los niveles organizacionales. Los valores morales, la integridad, la estructura organizacional y la división de responsabilidades y roles de la organización constituyen el ambiente de control. El contexto de control resultante tiene un impacto significativo en el sistema de control interno (^{Arbieto, 2020}).

El proceso que emplean los gerentes para identificar, rastrear, evaluar y gestionar los riesgos comerciales que una organización podría enfrentar, así como sus resultados, se conoce como evaluación de riesgos. No importa cuán grandes, cuán diversas, cómo operen o en qué industria se encuentren, todas las instituciones son vulnerables a las amenazas (^{Quinaluisa y otros, 2018}). Durante la etapa de reconocimiento se utiliza la evaluación de riesgos, que permite evaluar, rastrear y mitigar los riesgos externos e internos de una organización para asegurarse de que no obstaculicen el logro de sus objetivos. Luego se elaboran planes para avanzar en los procedimientos financieros y administrativos sin alterar significativamente los resultados (^{Espino & Mallque, 2021}). Las estimaciones contables se producen mediante la selección y el uso de un enfoque basado en hechos y suposiciones. La dirección de la empresa debe utilizar su criterio en este proceso, lo que puede llevar a una medición difícil (^{Arbierto, 2021}).

Las medidas de control preventivo y el seguimiento de las directrices sirven como base para reducir los riesgos y cumplir con precisión los objetivos de acuerdo con las metas establecidas por la organización (^{Arroyo y otros, 2019}). Los procedimientos y directrices denominados "actividades de control" ayudan a garantizar que se sigan las directivas generadas por la dirección. Estas medidas de protección se ocupan de los riesgos que, si no se controlan, pueden comprometer el propósito o los objetivos comerciales de la organización (^{Mendoza y otros, 2018}). Una entidad debe gestionar los riesgos, evitar el fraude e implementar medidas de control para garantizar que se cumplan los objetivos. De manera similar, estos son los procedimientos y prácticas establecidos para garantizar que el negocio funcione de manera rentable y legal, salvaguarde sus activos y cumpla con los requisitos legales. Mediante la implementación de controles eficientes, el negocio puede reducir los riesgos (^{Pereyra, 2023}).

Los sistemas de información y comunicación se utilizan para determinar la composición de una operación y para mostrar que se han cumplido los requisitos informativos, legales y reglamentarios. Reconocer, recopilar, categorizar, registrar e informar sobre los procesos de la entidad. Asimismo, supervisar y dar seguimiento a la contabilidad de los activos conexos que conforman este componente (^{Quinaluisa y otros, 2018}). Las organizaciones requieren información para llevar a cabo sus tareas de control interno y ayudar a lograr sus objetivos. La gestión requiere datos precisos, genuinos y pertinentes de fuentes internas y externas, o de diferentes perspectivas, para que estén respaldados por el funcionamiento de los demás componentes del control interno. La comunicación es necesaria para el suministro, intercambio y adquisición constante e iterativo de información (^{Arroyo y otros, 2019}).

Dos herramientas para implementar políticas que son un componente del entorno de una organización son la supervisión y el seguimiento. Se utiliza una evaluación que ayuda al logro de metas, el seguimiento y la supervisión para determinar la eficacia y eficiencia del control interno; Esta verificación evalúa si las actividades realizadas en las diferentes etapas del proceso conducen a fases posteriores, mientras que el seguimiento incluye las operaciones de control realizadas directamente por las distintas áreas de gestión del negocio para evitar eventos costosos o inadecuados (^{Serrano y otros, 2018}). Implica estar atento durante la supervisión y el seguimiento para garantizar que las actividades asignadas se completen con precisión o establecer acciones correctivas cuando las tareas no se desarrollen según lo previsto. Es necesario monitorear todo el proceso para implementar una mejora continua, y el sistema de control interno debe ser flexible para avanzar con rapidez (^{López & Cañizares, 2018}).

Las dietas son sumas de dinero que se entregan a funcionarios o empleados del sector público para compensar los costos resultantes de las responsabilidades asignadas que requieren viajar fuera de su lugar habitual de trabajo. El comisionado es el encargado de rendir cuentas de los gastos de viaje, debiendo informar sobre la tarea que le encomiende su superior o el Pleno, brindando la información pertinente y adecuada para brindar transparencia, confiabilidad e integridad a la información. Los principales gastos incurridos son los relacionados con alojamiento, comidas y viajes. Debido a que fueron proporcionados al comisionado para que pudiera realizar la tarea o la función en sí, los gastos de viaje a veces pueden usarse como evidencia de gastos. Los empleados reciben pagos diarios, que son sumas de dinero destinadas a cubrir costos específicos relacionados con su trabajo. Fuera de la organización, estos suelen estar relacionados con alojamiento, comidas, etc. (^{Álvarez & Soberón, 2020}).

La rendición de cuentas se refiere al proceso mediante el cual los comisionados o responsables de la entidad responden a las personas que les suministran recursos y atienden las solicitudes de información de los usuarios sobre la gestión que hace la organización de sus elementos financieros y económicos (^{Fernández, 2020}). También se puede decir que los representantes deben responder ante sus electores por cómo han usado su autoridad, responder a solicitudes o críticas y aceptar responsabilidad por errores, incompetencia o fraude. Todo empleado público está obligado a rendir cuentas o informes, declarar, defender y justificar sus actuaciones ante el público, que es el árbitro último de la soberanía en una democracia. La rendición de cuentas es la capacidad y el derecho de los ciudadanos a solicitar al gobierno información, defensas y opiniones, junto con evaluaciones y recomendaciones de mejoras, así como recompensas o sanciones por una mejor gestión (^{Ugalde, 2019}).

METODOLOGÍA

La investigación tuvo un enfoque cualitativo, empleando un diseño de estudio de caso y un alcance descriptivo. Se utilizó la técnica de entrevista para recolectar datos, aplicando una guía de entrevista como instrumento. La información recolectada se obtuvo a través de 6 colaboradores del Consejo Regional de Cusco. El escenario de estudio abarcó el control de la asignación de viáticos y la rendición de cuentas del Consejo Regional ante el Gobierno Regional de Cusco durante el año 2023, considerando aspectos geográficos, organizativos y el apoyo de expertos.

La obtención de datos se enfocó en el control de la asignación de viáticos y la rendición de cuentas del Consejo Regional ante el Gobierno Regional de Cusco durante el año 2023. Desde una perspectiva física, abarca la diversidad geográfica de la región, considerando la distribución de oficinas y la accesibilidad a través de diversos canales; y desde el ámbito social y humano, se analizan las estructuras organizativas. También se tuvo el apoyo de expertos para cada una de las subcategorías vinculadas al control de la asignación de viáticos. El ente estudiado es un órgano gubernamental que se constituye como una entidad descentralizada, encargada de representar, fiscalizar y legislar en beneficio de los intereses de la población cusqueña. Según Monje (2011), “Es importante especificar el entorno o ubicación del estudio, así como la forma de acceder a él, las características de los posibles voluntarios y los recursos a los que se podría acceder” (p. 40).

Se llevaron a cabo entrevistas físicas con los colaboradores del Consejo Regional de Cusco. La información recopilada fue sometida a un análisis exhaustivo, identificando ideas recurrentes que fueron agrupadas en subcategorías. Estas subcategorías fueron interpretadas por la investigadora, permitiendo una comprensión profunda de las percepciones y experiencias relacionadas con la asignación de viáticos y la rendición de cuentas en el contexto regional durante el año 2023.

Se utilizó un procedimiento inductivo para analizar los datos dentro de los parámetros de un enfoque cualitativo. Para el análisis de los datos cualitativos obtenidos en este estudio a través de entrevistas, se utilizó un proceso sistemático de codificación para identificar categorías y temas emergentes, siguiendo los principios de la teoría fundamentada. Las entrevistas con los miembros del consejo se documentaron meticulosamente y se utilizó la codificación abierta para encontrar tendencias y nuevos temas sobre la distribución de viáticos y su responsabilidad. Finalmente, la codificación selectiva permitió identificar las diversas irregularidades que atraviesa las variables de estudio para elaborar un marco interpretativo sobre la problemática abordada.

RESULTADOS

Los resultados se presentan de manera detallada para cada aspecto analizado, con el fin de brindar una imagen clara y precisa de las fortalezas, debilidades y áreas de mejora identificadas. Concretamente, los hallazgos se organizan en categorías específicas, como la asignación de viáticos, la presentación de informes y comprobantes, el cumplimiento de plazos, y la devolución de saldos no utilizados. Los datos recopilados se muestran en tablas y gráficos ilustrativos, acompañados de un análisis exhaustivo y respaldado por citas y testimonios clave obtenidos durante las entrevistas realizadas.

Resultados de la entrevista realizada a los consejeros regionales para las preguntas correspondientes al ambiente de control.

Las respuestas obtenidas acerca del ambiente de control revelan una falta de consistencia en el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para el control de los viáticos asignados al Consejo Regional, si bien algunos consejeros afirman que existen directivas y normativas que regulan este proceso, otros reconocen que dichas políticas no se cumplen de manera adecuada, ya sea por desconocimiento de los plazos establecidos o por demoras en el trámite de solicitudes y asignaciones, además, se evidencia una falta de claridad en cuanto a los canales y mecanismos para reportar anomalías o faltas en la rendición de cuentas de manera confidencial, mientras que, algunos consejeros destacan su función de fiscalización y la obligación de reportar irregularidades, otros indican que solo informarían a sus superiores directos y mediante los canales establecidos.

Resultados de la entrevista realizada a los consejeros regionales para las preguntas correspondientes a la evaluación de riesgo.

Las respuestas obtenidas acerca de la evaluación de riesgo revelan que, si bien existen herramientas y mecanismos establecidos para la identificación y evaluación de riesgos en el proceso de control de viáticos y rendición de cuentas, como la Directiva N° 002-2023-CUSCO/GGR y el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), su aplicación y efectividad parecen ser limitadas, algunos consejeros reconocen la existencia de áreas de fiscalización que revisan los comprobantes de pago y los informes de rendición, observando aquellos que no cumplen con los requisitos establecidos, sin embargo, también se menciona la falta de políticas de control previo y la necesidad de implementar una adecuada relación de pasos para evitar errores en la presentación de la rendición, existe consenso en la importancia de contar con mecanismos claros y efectivos para gestionar los riesgos, como solicitar los viáticos con anticipación, rendir cuentas de manera oportuna y realizar revisiones exhaustivas de la documentación.

Resultados de la entrevista realizada a los consejeros regionales para las preguntas correspondientes a las actividades de control preventivos.

Las respuestas revelan que existen ciertos controles preventivos establecidos para la solicitud, aprobación y asignación de viáticos para los miembros del Consejo Regional, el procedimiento correcto implica la presentación de una solicitud debidamente documentada ante el Pleno del Consejo Regional, quien debe aprobarla mediante un Acuerdo de Consejo, además, se mencionan mecanismos para informar al miembro del Consejo Regional sobre el monto asignado y el detalle de los viáticos antes de su ejecución, sin embargo, no queda claro si estos pasos se cumplen de manera consistente y efectiva. En cuanto a las actividades de control posteriores, se indica que la Gerencia de Administración genera reportes periódicos sobre los viáticos asignados y ejecutados, utilizando el Sistema Integrado de Operaciones de Control, y que estos reportes son informados al presidente del Consejo Regional y, posteriormente, a los consejeros, no obstante, algunos consejeros manifiestan desconocer los sistemas y controles específicos utilizados.

Resultados de la entrevista realizada a los consejeros regionales para las preguntas correspondientes al sistema de información y comunicación.

Las respuestas revelan que existen ciertas deficiencias en el sistema de información y comunicación relacionado con el control de viáticos en el Consejo Regional, si bien se menciona que la Gerencia de Administración brinda informes mensuales al Presidente del Consejo Regional sobre los procesos de control, algunos consejeros indican que no se realiza una evaluación o supervisión diaria de estos procesos debido a la carga de trabajo y otras actividades, además, se evidencia una falta de claridad en cuanto a la frecuencia y la forma en que se comunican las deficiencias identificadas a los responsables. En cuanto a la determinación del monto adecuado para el otorgamiento de viáticos, la mayoría de los entrevistados señalan que este se encuentra establecido en la Directiva N° 002-2023-CUSCO/GGR, la cual contempla escalas de viáticos a nivel nacional y regional, sin embargo, algunos consejeros desconocen los detalles de este proceso, lo que sugiere una falta de comunicación efectiva sobre los procedimientos y normativas vigentes.

Resultados de la entrevista realizada a los consejeros regionales para las preguntas correspondientes a la supervisión y monitoreo.

Las respuestas indican que el proceso de supervisión y monitoreo de los viáticos en el Consejo Regional se encuentra organizado a través de la Secretaría Técnica del Consejo Regional y su personal administrativo, esta oficina es la responsable de realizar un seguimiento y control sobre la asignación, uso y rendición de los viáticos de los consejeros regionales. En cuanto a los reportes y la información generada, se menciona que la Subgerencia de Contabilidad, utilizando el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), genera informes periódicos sobre los comisionados que tienen pendiente la rendición de viáticos, estos informes son remitidos a la Gerencia de Administración, quien a su vez los envía al Presidente del Consejo Regional para su difusión a todos los consejeros, se destaca que esta información es de carácter público, al tratarse de una entidad gubernamental, además, se indica que los consejeros regionales deben presentar un informe detallado sobre las actividades realizadas durante la comisión de servicios, el cual también está sujeto a la transparencia y el acceso público.

Resultados de la entrevista realizada a los consejeros regionales para las preguntas correspondientes al control de la asignación de viáticos en la rendición de cuentas.

Las respuestas revelan que existe una Directiva que regula la asignación de viáticos y la rendición de cuentas entre el Consejo Regional y el Gobierno Regional de Cusco. Esta Directiva establece los procedimientos, plazos y requisitos que deben cumplir tanto el Consejo Regional como el área de administración del Gobierno Regional. Sin embargo, se evidencia una falta de comunicación y coordinación efectiva entre los diferentes actores involucrados, lo que dificulta un proceso fluido y eficiente, algunos consejeros mencionan que la dinámica actual implica trámites administrativos y autorizaciones previas, pero también se señala que, en la práctica, los viáticos suelen ser asignados posteriormente a la comisión de servicios. En cuanto a las recomendaciones para fortalecer el control y la eficiencia en este proceso, se destaca la necesidad de capacitación constante al personal del Consejo Regional y a los consejeros, con el fin de que conozcan a profundidad la Directiva y los procedimientos establecidos, además, se sugiere que los viáticos sean entregados antes de la comisión de servicios para promover la transparencia y el adecuado uso de los recursos, también se menciona la importancia de brindar capacitación sobre la presentación de comprobantes de gastos y la declaración jurada en casos específicos.

DISCUSIÓN

El análisis del control de la asignación de viáticos en la rendición de cuentas evidenció deficiencias como la falta de programación anual de viajes, planificación oportuna entre unidades, desconocimiento de plazos por el personal y supervisores, e improvisación en lugar de una programación proactiva, impactando negativamente las tareas interdependientes. Esto contrasta con investigaciones previas como ^{López (2022)} que encontraron problemas similares en el incumplimiento de directivas y falta de efectividad de políticas en la asignación de gastos de viaje.

El análisis del ambiente de control en la rendición de cuentas del Consejo Regional reveló una falsa percepción de control, evidenciada por incumplimientos de los consejeros, como falta de planificación y solicitud oportuna de viáticos antes de las comisiones de servicio, así como desconocimiento e inobservancia reiterada de los plazos establecidos. Esto se asocia con investigaciones Apaza (2021) y ^{Quinaluisa et al. (2018)} previas que identificaron incumplimientos en la rendición de cuentas debido al desconocimiento de las normativas. Estos hallazgos coinciden con la teoría que señala al ambiente de control, compuesto por comportamientos, normas y reglamentos, como crucial para la organización.

El análisis de la evaluación de riesgos en la rendición de cuentas de viáticos reveló que el enfoque actual es inadecuado, al centrarse principalmente en revisiones documentales a posteriori, sin un enfoque proactivo para detectar debilidades de manera temprana en los procedimientos internos, ni planes preventivos. Este hallazgo coincide con investigaciones previas Ayala y Flores (2020) y ^{Espino y Mallque (2021)} que evidenciaron dificultades en la identificación de incumplimientos debido a la ausencia de una planificación de auditoría. Estos resultados son consistentes con la teoría que establece que la evaluación de riesgos permite evaluar, fiscalizar y reducir los riesgos internos y externos de una organización.

El análisis de las actividades de control preventivo en la rendición de cuentas reveló que el enfoque actual en el Gobierno Regional se centra en verificar el cumplimiento de procedimientos y requisitos formales, en lugar de garantizar un desempeño íntegro de los consejeros en la gestión de viáticos. Se prioriza el control de la presentación de documentos sobre la orientación del comportamiento y los incentivos de los consejeros y áreas responsables hacia resultados óptimos. Esto coincide con investigaciones previas Bendezú & Luya (2019) y ^{Arroyo et al. (2019)} que evidenciaron un completo desconocimiento del personal sobre el proceso de viáticos. Los hallazgos son consistentes con la teoría que establece que las actividades de control preventivo y el seguimiento de lineamientos sirven para reducir riesgos y cumplir objetivos con precisión.

El análisis del sistema de información y comunicación en la asignación de viáticos reveló debilidades, como la falta de actividades estandarizadas de monitoreo sobre el funcionamiento cotidiano de los puntos de control internos para la solicitud, uso y fiscalización de viáticos por parte de los consejeros, así como la ausencia de canales de comunicación claros y accesibles para denunciar anomalías. Esto se asocia con investigaciones previas Franco (2020) y ^{Quinaluisa et al. (2018)} que encontraron informes incompletos debido a la falta de supervisión. Los hallazgos coinciden con la teoría que establece que los directivos necesitan conocer la composición de los sistemas de información y comunicación para guiar las operaciones y el cumplimiento de aspectos legales y reglamentarios.

CONCLUSIONES

Las conclusiones destacan deficiencias en la planificación, comunicación interna, cumplimiento de disposiciones y control oportuno en el proceso de rendición de cuentas del Consejo Regional de Cusco para la asignación de viáticos. Se identificaron problemas como la falta de coherencia en el cumplimiento de requisitos, la improvisación en la asignación de dietas, la falta de gestión preventiva de riesgos y medidas correctivas, así como la ausencia de un procedimiento formalizado para la supervisión diaria y evaluación de controles. No obstante, se reconoce la existencia de un sistema formal de solicitud, aprobación y asignación de gastos de viaje, y la utilización del SIAF para la elaboración de informes periódicos.

Las deficiencias identificadas en el proceso de rendición de cuentas y asignación de viáticos son preocupantes, ya que comprometen la transparencia y el adecuado uso de los recursos públicos. Desde un enfoque de gestión pública, es fundamental contar con procedimientos estandarizados, controles efectivos y una adecuada planificación para garantizar la eficiencia, la rendición de cuentas y la prevención de irregularidades. Asimismo, la falta de una gestión de riesgos adecuada y de medidas correctivas puede conducir a la perpetuación de problemas y a la falta de mejora continua en los procesos. Por lo tanto, se considera indispensable que el Consejo Regional de Cusco implemente acciones para fortalecer sus controles internos, mejorar la comunicación y la capacitación de su personal, y establecer mecanismos de seguimiento y evaluación periódica. En cuanto a interrogantes no resueltas, sería valioso explorar en futuras investigaciones las causas subyacentes de las deficiencias, como posibles limitaciones de recursos, así como analizar las percepciones y experiencias de los funcionarios involucrados. Además, sería importante estudiar las buenas prácticas implementadas en otras entidades públicas similares para gestionar eficazmente la asignación de viáticos y la rendición de cuentas, con el fin de identificar estrategias y acciones de mejora adaptables al contexto del Consejo Regional de Cusco.