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INTRODUCCIÓN
La herramienta de evaluación de due diligence permite a las empresas analizar aspectos administrativos, financieros, contables, tributarios y legales para conocer su situación actual (OCDE, 2018). Este proceso implica visitas de campo, entrevistas con personal clave, encuestas y recopilación de documentación relevante sobre atributos organizacionales, gestión financiera, recursos humanos y procedimientos internos (Sánchez, 2019). Una vez finalizada la revisión, se elabora un informe narrativo que se presenta a la dirección para la toma de decisiones (Ionos, 2019).
La evaluación de debida diligencia tiene como objetivo identificar riesgos y evaluar las capacidades de los socios, lo que permite implementar actividades correctivas y fortalecer capacidades institucionales (CARE, 2020). Originado en Estados Unidos en 1933 en el mercado de valores, este procedimiento busca garantizar transparencia y certeza en el manejo económico (Club de Capitales, 2021). En Ecuador, su implementación es limitada, aunque la Unidad de Análisis Financiero (UAFE) emitió en 2020 una guía que establece políticas de debida diligencia para clientes, empleados y proveedores (UAFE, 2020).
El proceso consta de cuatro etapas: planificación, ejecución y análisis, conclusión con retroalimentación, y elaboración del informe final (Arguello, 2022). Permite verificar el cumplimiento de metas futuras, comprobar proyecciones presentes y analizar actividades pasadas (Castañaza et al., 2018). Los hallazgos más relevantes se presentan en informes confidenciales con descripciones, conclusiones y recomendaciones para mejorar las capacidades institucionales.
Según el nivel de riesgo (bajo, medio o alto), la debida diligencia puede ser ampliada (investigación rigurosa) o simplificada (para transacciones de menor riesgo) (Junta de Política Monetaria y Financiera, 2019). Su aplicación es crucial en operaciones de fusiones, adquisiciones e inversiones, ya que ayuda a detectar posibles riesgos antes de la firma de contratos (Capital.com, 2022).
La falta de políticas claras y el desconocimiento de esta herramienta en empresas subreceptoras ecuatorianas limita su capacidad para identificar debilidades, conflictos de interés o posibles fraudes. La implementación adecuada del sistema de control interno permite mejorar los procedimientos sancionatorios, políticas de compras y mecanismos de prevención de fraudes. Este artículo tiene como objetivo evaluar los procedimientos de la herramienta de debida diligencia y el sistema de control interno en empresas subreceptoras, contribuyendo al fortalecimiento de su gestión institucional.
MÉTODO
El presente estudio adopta un diseño de investigación de enfoque mixto, integrando componentes cualitativos y cuantitativos. El enfoque cualitativo se emplea para el análisis descriptivo de los hallazgos mediante un proceso inductivo, permitiendo la interpretación contextualizada de la información. Simultáneamente, el enfoque cuantitativo se aplica mediante procedimientos de verificación auditora que permiten la cuantificación y medición de variables específicas.
Según su finalidad, esta investigación es de tipo aplicada, ya que busca generar información utilizable para la toma de decisiones directivas. Para la obtención de datos se realizarán entrevistas semiestructuradas a personal clave y se aplicarán encuestas diseñadas específicamente para identificar hallazgos relevantes.
En cuanto a su alcance temporal, la investigación es transversal descriptiva, dado que su propósito fundamental consiste en investigar y detallar sistemáticamente los hallazgos obtenidos mediante instrumentos de recolección de datos aplicados en un momento específico, permitiendo evaluar el cumplimiento normativo y procedimental.
Se empleará el método de análisis documental mediante una revisión sistemática de literatura especializada que incluye: artículos científicos en revistas indexadas; libros especializados en auditoría y control interno; tesis de maestría y doctorado y ponencias de congresos científicos internacionales.
Los criterios de inclusión son: análisis de herramientas de evaluación de debida diligencia normativas vigentes aplicables al sector; documentos disponibles a texto completo; artículos indexados en bases de datos reconocidas; material bibliográfico de los últimos cinco años y documentos en español e inglés.
Los criterios de exclusión son: documentos sin revisión por pares; tesis de pregrado; artículos de prensa general; documentos con antigüedad mayor a cinco años; material sin respaldo académico o científico.
La información recopilada será organizada mediante matrices de análisis categorial, permitiendo la identificación de patrones y tendencias relevantes para la evaluación de los procedimientos de debida diligencia y control interno en empresas subreceptoras.
RESULTADOS
El control interno comprende los procedimientos administrativos y financieros que una empresa implementa para generar información confiable. Esta herramienta permite detectar debilidades institucionales, fraudes y posibles riesgos (Cortés, 2019).
La debida diligencia (due diligence) tiene como objetivo obtener información amplia, relevante y precisa sobre los aspectos más importantes de una organización para identificar riesgos administrativos, financieros, técnicos y de monitoreo, así como las posibles soluciones para mitigarlos (Mendoza, 2021). Este procedimiento es un requisito indispensable que se realiza previo a la firma de un convenio, con la finalidad de conocer la situación actual de la empresa receptora de fondos. El responsable administrativo delega esta tarea a un especialista en aspectos administrativos, financieros, tributarios y legales, quien será el encargado de recopilar toda la información y elaborar un documento final para la toma de decisiones.
El proceso se compone de varias etapas. La primera es la planificación, donde se determina el objetivo, el alcance del trabajo, el cronograma de actividades y los resultados esperados. La segunda etapa es la ejecución y análisis, que consiste en recopilar información de los aspectos administrativos, legales y financieros mediante una visita de campo y entrevistas con el personal clave gerencial, administrativo y financiero. Esta información, que revela las debilidades institucionales, se consolida física y digitalmente para servir como documentación de respaldo. La tercera etapa es la confirmación de datos, donde el especialista revisa la información, asigna una calificación de riesgo (bajo, medio o alto) a cada ítem y formula conclusiones y recomendaciones. La cuarta etapa consiste en la elaboración de un informe narrativo de los hallazgos, organizado por secciones: aspectos legales, atributos organizacionales, planificación y pericia técnica, gestión y organización, recursos humanos, contabilidad y supervisión financiera, sistema de gestión de caja, procedimientos de compra de equipo y productos básicos, sistemas de gestión de activos, auditoría, y financiamiento y costos indirectos. El informe incluye notas explicativas de los aspectos positivos y negativos, junto con recomendaciones (Godoy, 2019).
Si la calificación de riesgo es alta o media, el informe debe contener una explicación minuciosa y un enfoque claro sobre cómo mitigar y mejorar los procesos. Los hallazgos se socializan con la gerencia administrativa para alertar sobre los posibles riesgos de proceder con la firma del convenio. La alta gerencia es la responsable de tomar la decisión final. En caso de aceptación, se exige la mejora de las debilidades en el control interno. La gerencia puede establecer un plazo para implementar las correcciones y mejoras. Para el expediente final, se adjunta la herramienta de evaluación, toda la documentación física y digital recopilada (los papeles de trabajo), el informe narrativo y la aceptación o negación del proceso (Godoy, 2019).
La herramienta se basa en el contexto general de la empresa. El especialista ingresa un comentario de verificación para cada pregunta y, tras la validación, asigna una calificación de riesgo. Una calificación alta o media no implica necesariamente una evaluación negativa, sino que indica que el riesgo asociado a esa área debe ser mitigado, para lo cual se sugiere una nota explicativa con actividades de mitigación. Al validar la información, las personas clave pueden identificar procedimientos de control interno que deben mejorarse, lo que contribuye a un análisis general de los procesos y a la obtención de más financiamiento (Bardel, 2022).
La herramienta de evaluación de debida diligencia permite detectar posibles debilidades institucionales. A través del informe de hallazgos, la alta gerencia puede tomar decisiones informadas para fortalecer las capacidades institucionales y mejorar el control interno (Fanjul, 2022).
Aspectos evaluados en la debida diligencia:
Atributos Legales: Se documenta información física y digital, como el Registro Único de Contribuyentes (RUC) emitido por el Servicio de Rentas Internas (SRI) del Ecuador, para verificar la fecha de constitución, ubicación, tipo de registro y relación con otras organizaciones. Se solicita el documento que ratifica al representante legal, responsable en los ámbitos legal, tributario, financiero y en la toma de decisiones (Servicio de Rentas Internas, 2022).
Atributos Organizacionales: Se verifican los estatutos institucionales para corroborar la misión, visión, valores, planificación estratégica, experiencia técnica y ubicación geográfica, los cuales deben estar inscritos ante el órgano rector correspondiente (Molina, 2021).
Gestión y Organización: Evalúa el órgano rector, la jerarquía organizativa, los roles, responsabilidades, el personal clave, el nivel de monitoreo, la gestión programática, financiera y administrativa. Se revisan manuales de funciones, actas de juntas directivas, organigramas, políticas escritas y el presupuesto operativo (OCDE, 2018).
Recursos Humanos: Se verifica la existencia de un manual de procedimientos, organigrama del departamento, formas de contratación, código de conducta, políticas de fraude y conflicto de interés, y el cumplimiento de las normas laborales.
Infraestructura e Información: Se solicita la política de sistemas de TI y los procedimientos para resguardar datos, evaluando la capacidad logística y tecnológica.
Contabilidad y Supervisión Financiera: Se revisa el manual de políticas y procedimientos financieros y los sistemas de control interno para asegurar un seguimiento preciso de ingresos y gastos, limitando pérdidas o usos fraudulentos de fondos (Flores, 2019).
Sistema Contable: Se garantiza que los fondos no cubran costos no elegibles y que el sistema permita obtener información financiera confiable para la toma de decisiones (Flores, 2019).
Sistema de Gestión de Caja: Se verifica la existencia de procedimientos para casos de mal manejo o pérdida de efectivo y cheques.
Procedimientos de Compra: Se evalúa que las compras sean competitivas, cumplan con las regulaciones y exista una política de conflictos de intereses (Aira y Ornella, 2020).
Sistemas de Gestión de Activos: Se determina si existen políticas de gestión de inventario, seguros y protección contra robo o pérdida.
Arreglos de Auditoría y Financiamiento: Se confirma la realización de auditorías externas anuales, su frecuencia, alcance y si los fondos se utilizan según los requerimientos establecidos.
Costos Indirectos: Las organizaciones deben contar con una política que especifique el porcentaje de costos indirectos, calculados sobre el total del presupuesto, asegurando consistencia, equidad e igualdad (CARE, 2020).
Un punto relevante al aplicar la herramienta de debida diligencia es que, al ser un análisis de riesgos y un procedimiento de control interno, toda la información recabada es confidencial. Al culminar el proceso, ambas partes firman un acta de constancia y validación de la información, lo que permite a la empresa conocer sus debilidades y buscar estrategias para fortalecer sus capacidades (Castañaza et al., 2018).
En conclusión, la debida diligencia es una herramienta que permite obtener información relevante sobre los aspectos positivos y negativos de una organización. El responsable debe elaborar un informe con los hallazgos más significativos, recomendaciones y conclusiones que contribuyan a mejorar el control interno institucional (Ministerio de Economía y Finanzas, 2019). Esta práctica permite mitigar riesgos y detectar debilidades. En Ecuador, la UAFE emitió una guía para la prevención del lavado de activos, estableciendo la política de "conozca a su cliente, conozca a su empleado, conozca a su proveedor, conozca su mercado, conozca a su corresponsal" (UAFE, 2020), lo que proporciona un marco para entender la realidad institucional, sus fortalezas y debilidades.
DISCUSIÓN
La propuesta de evaluar los procedimientos de la herramienta de debida diligencia (due diligence) y el sistema de control interno en las empresas subreceptoras permitirá fortalecer dicho control, ya que la herramienta posibilita detectar posibles riesgos y deficiencias en cada uno de los temas: aspectos legales, atributos organizacionales, planificación y pericia técnica, gestión y organización, recursos humanos, contabilidad y supervisión financiera, sistema de gestión de caja, procedimientos de compra de equipo y productos básicos, sistemas de gestión de activos, auditoría y financiamiento, y demás información relevante. Estos elementos brindan una perspectiva específica y general de la situación actual de la organización, lo que permitirá al área gerencial tomar decisiones informadas.
El especialista, al realizar el proceso de verificación y revisión de la información, puede detectar deficiencias y sus causas en las diferentes áreas analizadas. En temas legales, un factor importante es que suelen ser empresas pequeñas, recién constituidas, que carecen de personería jurídica, pero cuentan con una larga trayectoria y experiencia que puede contribuir en el ámbito técnico (Flores, 2019).
Al tratarse de instituciones pequeñas, la información administrativa y financiera often se maneja de forma empírica, ya que no cuentan con manuales, procedimientos ni políticas institucionales que son la base para el buen funcionamiento organizacional. El costo asociado a la elaboración de estos procesos y el escaso financiamiento pueden conllevar un riesgo muy alto.
La herramienta permite encontrar debilidades en el aspecto de recursos humanos, como la falta de segregación de funciones y la carencia de un manual descriptivo de funciones y responsabilidades del personal. Además, al ser empresas pequeñas, una sola persona puede ser responsable de los procesos logísticos, administrativos y financieros, lo que dificulta la existencia de un control interno adecuado.
Asimismo, en los temas de contabilidad y supervisión, la falta de un manual de procedimientos contables que describa la utilización de las cuentas y el manejo de fondos puede incurrir en que la información contable y financiera sea alterada o modificada, y que los estados financieros no reflejen la realidad.
Cada uno de los aspectos incluidos en la herramienta es analizado y verificado, pudiendo detectar hallazgos significativos que serán discutidos y validados con el personal clave. A corto o largo plazo, podrían solicitar una reevaluación de la debida diligencia para mejorar su calificación, ya que una calificación alta indica que el control interno es débil y puede conducir al mal uso de los fondos o a fraudes.
Esta herramienta se utiliza cuando se va a realizar la entrega de fondos a subreceptores pequeños y medianos. Al aplicar este procedimiento de control interno, se detectan debilidades y, mediante el análisis, se verifica que no cuentan con manuales de procedimientos administrativos, financieros y de recursos humanos; la mayoría de sus procesos no están legalmente validados por la alta gerencia y son netamente empíricos y verbales, lo que propicia una utilización inadecuada de los recursos (Cortés, 2019).
La herramienta de evaluación de la debida diligencia y el sistema de control interno en las empresas subreceptoras permiten detectar posibles riesgos y deficiencias institucionales, así como brindar comentarios de verificación, la calificación del riesgo y su respectiva actividad de mitigación, que son mecanismos de fortalecimiento institucional. Para ello, se deben cumplir las cuatro fases del proceso de debida diligencia: planificación, ejecución, revisión y elaboración del informe final, que constituye el instrumento definitivo (Godoy, 2019; Mayorga Diaz et al., 2018).
Existen regulaciones, normas institucionales y estatales que cada organización debe cumplir de manera independiente. Para ello, debe mejorar el control interno mediante la utilización adecuada de los fondos, cumpliendo las metas e indicadores, y un buen manejo de los recursos y líneas presupuestarias (UAFE, 2020).
CONCLUSIONES
Los controles internos son el punto de partida para la buena utilización de los fondos. Contar con manuales, procedimientos, políticas y directrices claras permite mitigar riesgos, prevenir fraudes, evitar conflictos de interés, lograr una segregación de funciones adecuada, organizar la información financiera, logística y de gestión, y optimizar los recursos.
La herramienta de evaluación de la debida diligencia permite encontrar deficiencias en el control interno y ofrece posibles actividades de mitigación a través de recomendaciones y conclusiones para el fortalecimiento institucional, ya que cada aspecto es analizado por el especialista y el personal clave de la institución, quienes son responsables de dar a conocer las posibles fortalezas, oportunidades y debilidades institucionales.
Esta herramienta de verificación del control interno es un instrumento preventivo, ya que detecta posibles riesgos antes de la firma de un convenio. Proporciona información clara sobre la situación actual de la empresa, sus aspectos negativos y positivos, y las posibles soluciones antes de tomar la decisión de aceptar o rechazar. Esto se logra mediante un análisis de los aspectos legales, atributos organizacionales, planificación y pericia técnica, gestión y organización, recursos humanos, contabilidad y supervisión financiera, sistema de gestión de caja, procedimientos de compra de equipo y productos básicos, sistemas de gestión de activos, auditoría y financiamiento, y demás información relevante que es evaluada para la toma de decisiones de la alta gerencia.
